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A diferencia del hardware, el software instalado es uno de los aspectos menos atendido por las empresas. Constantemente, las compañías desconocen las licencias que tienen disponibles y el stock con el que cuentan. Por si fuera poco, es común que haya más programas instalados de los que podría pensarse. Debido a esto, es importante saber cómo hacer un inventario de software adecuado.
Actualmente, existen algunos programas muy sofisticados. Sin embargo, estos son muy útiles cuando la empresa es grande y hay una extensa variedad de programas instalados en los equipos de los diversos departamentos. Cuando el negocio es pequeño, vale la pena llevar un registro puntual, sin la necesidad de agregar más programas a los equipos.
El inventario de software integra programas y aplicaciones. Por lo tanto, consiste en registrar datos sobre estos de manera ordenada. Puede ser desde el número de instalaciones, tipos, expiración y fechas de renovación de licencias, entre otros.
En algunos casos, es preciso incluir el valor monetario total del software instalado para garantizar que los recursos destinados se están aprovechando adecuadamente. Incluso, puede servir para corroborar que el presupuesto se está manejando sin fugas de capital considerable.
Esto es especialmente útil para empresas con giros que se desenvuelven dentro de lo digital, pues son las que más programas ocupan.
Si bien muchas empresas optan por no llevar un registro sobre el software que utilizan, las consecuencias pueden ser las siguientes:
Actualmente, se usan muchos programas y vale la pena tener un registro de los que se usan y los que solo se quedaron instalados en los equipos.
Un inventario de este tipo debe contener algunos elementos que permitan organizar de forma adecuada los programas y licencias que tu equipo o equipos tienen disponibles. Los que puedes incluir son los siguientes:
Debes saber que puedes tomar los elementos que consideres necesarios para llevar un control de tu registro. Algunas empresas optan por reducir el número de datos cuando no ocupan tanto software. Sin embargo, es importante que se recupere el mayor número posible de datos útiles.
Muchas empresas crean su inventario de software en programas como Excel. De hecho, crean fórmulas para que la tabla se llene automáticamente.
Sin embargo, puedes crear tu propio sistema en una tabla sencilla en Word. De esta manera, tus empleados no tendrán problema a la hora de manejarlo, si desconocen el funcionamiento de Excel.
Para elaborar tu inventario de software, debes tomar en cuenta algunos puntos:
Si tu empresa es pequeña y no usas mucho software, puedes crear un registro mensual, bimestral o semestral. No obstante, si compras constantemente programas o aplicaciones, lo ideal es llevar un control semanal o quincenal. Selecciona el que más te convenga, según las necesidades de tu negocio.
Asimismo, crea tantas columnas como las creas convenientes. No te limites y asegúrate de que todos los datos importantes sean recabados.
Además, no olvides que es importante incluir el nombre de la persona que lleva a cabo el inventario para cualquier aclaración. Incluso, debe haber un espacio para las observaciones pertinentes, comentarios, dudas y realizar actualizaciones o compra de nuevas licencias.
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FLORERÍA EL SALTO DEL MONTE
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| No. de artículo | Nombre | Versión | Desarrollador | Departamento en uso | Valor de compra | Fecha de vencimiento de la licencia | Código de acceso | |
| 1 | Microsoft Home and Business 2019 | 16.06.9226.2126 | Microsoft Corporation | Oficina central | $1200 MXN | 14/Julio/2024 | NET-PLWIZ
478 |
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| 2 | Dell Webcam Central | 1.50.83 | Creative Technologies | Ventas
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$425 MXN | 23/Enero/2022 | JAZ-TEP-CAM-5 | |
| 3 | MySQL Server | 18.25.3158.3320 | Microsoft Corporation | Marketing | $2450 MXN | 02/Agosto/2021 | BAC-456-YTB | |
| 4 | FillaZille Client | 45.28.2365 | Tim Kosse | Web Master | $250 US | 03/Febrero/2023 | AT8-GTC-85 | |
| Observaciones | Responsable del inventario | |||||||
| Inventario realizado el 20 de mayo de 2021. Se requiere actualizar MySQL Server.
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Nombre | Humberto Téllez Espinosa | ||||||
| Cargo | Almacén | |||||||
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Firma |
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Como te habrás dado cuenta, el inventario de software es muy importante para cualquier empresa. Por ello, te presentamos un formato en Word fácil de usar para que puedas editarlo. Solo tienes que vaciar tus datos, imprimir o guardar y listo.
Recuerda que puedes agregar más columnas o tablas, según la cantidad de datos que necesites recabar. No necesitas aplicar fórmulas como en Excel. Además, puedes imprimirlo varias copias y llenarlas a mano, si así lo deseas.
Por último te dejamos otros documentos relacionados al control de inventarios para casos diversos. Consúltalos para conocer más ejemplo y obtener plantillas que te ayudarán a ahorrar tiempo.
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por Redacción Milformatos el 07 de enero de 2022
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