Dentro de una empresa, especialmente si su crecimiento ha sido considerable, resulta fundamental tener una metodología de trabajo bien definida. Esto implica delimitar correctamente sus áreas y funciones. Algunas de las herramientas que permiten lograr esto son los manuales de procedimientos. Debido a esto, el equipo de redacción empresarial de MilFormatos preparó una guía detallada sobre el manual de procedimientos de Recursos Humanos.
Gracias a su investigación y análisis, podrás acceder a información útil como:
El concepto, tipos y usos de este documento.
Instrucciones sencillas para elaborar un manual de procedimientos de Recursos Humanos.
Ejemplos y formatos que señalan todos los elementos del documento ¡Descarga gratis!
¿Qué es el manual de procedimientos de Recursos Humanos?
El manual de procedimientos de Recursos Humanos es un documento que describe sistemática y detalladamente los procesos y operaciones necesarios para la gestión del talento humano en una empresa. Esta guía se elabora dentro de la misma organización, pues su finalidad es poder informar y orientar al personal.
En las secciones del manual de procedimientos, se explican las reglas y procesos que rigen las actividades diarias del Departamento de Recursos Humanos. Asimismo, resulta de utilidad para otras áreas de la empresa, porque también se incluye información sobre cómo deben funcionar las relaciones entre empleados y empleadores.
Tipos de manuales de Recursos Humanos
Para el Departamento de Recursos Humanos existen diferentes tipos de manuales de procedimientos que ayudan a organizar sus actividades y operaciones. Por lo tanto, puedes encontrar el manual de:
Procedimientos, planificación y programación de Recursos Humanos.
Clasificación de puestos.
Reglamento de admisión y empleo.
Procedimientos de provisión de puestos de trabajo.
Gestión del desempeño o evaluación del desempeño.
Normas y procedimientos de relaciones laborales.
Administración de salarios y prestaciones sociales.
¿Para qué sirve un manual de procedimientos de Recursos Humanos?
Construir y proteger la cultura y los valores de la empresa, ya que se usa para establecer la forma en que serán tratados los empleados.
Planificar y sistematizar las operaciones diarias del Departamento de Recursos Humanos, porque ofrece respuestas a casi cualquier situación que pueda presentarse.
Facilitar la toma de decisiones necesarias para la gestión del talento, lo cual puede guiar a la empresa a obtener mejores resultados.
Mantener estándares en cuanto a las políticas laborales de la empresa.
Elementos de un manual de procedimientos de Recursos Humanos
Debido a que el manual de procedimientos es un documento interno, cada empresa puede decidir cómo quiere presentarlo. No obstante, aquí te indicamos las secciones principales para que tengas una idea más clara de qué incluir:
Portada.
Introducción.
Objetivos del manual.
Estructura organizativa del Departamento de Recursos Humanos.
Procedimientos (objetivo, descripción de actividades, responsables y tareas).
Anexos (opcional).
CONSEJOS MILFORMATOS
Al manual se le pueden agregar otras secciones que la empresa considere convenientes. Por ejemplo, en ciertos casos se incluye el marco legal, la misión y visión de la empresa, además de una reseña histórica.
Desde otro punto de vista, te recomendamos estructurar la sección de procedimientos como una tabla, para poder dividir la información de forma más clara.
¿Cómo elaborar un manual de procedimientos de Recursos Humanos?
A continuación, te explicamos algunos pasos sencillos que puedes seguir para hacer un manual de procedimientos de Recursos Humanos. Recuerda que estas instrucciones tienen la finalidad de orientarte en un proceso que puede resultar confuso y largo:
Preparar las hojas preliminares, que serían la portada, el índice y la introducción. Ten en cuenta que la portada debe llevar el membrete y logo de la empresa. Además, la introducción expone brevemente el uso y el contenido del manual.
Seguidamente, definir los objetivos generales y específicos del manual de procedimientos. Estos responden a qué información contiene el documento y qué problemas debe solucionar.
Desglosar la estructura organizativa del departamento. Aquí es necesario pensar qué tan específico deseas ser. Por ejemplo, se pueden explicar los niveles jerárquicos y el organigrama a nivel general. O describir los objetivos y funciones de cada división en Recursos Humanos.
Después, delimitar los procedimientos que se incluirán en el manual. Este paso es fundamental, porque en el área de Recursos Humanos se llevan a cabo muchas operaciones diariamente. En el documento se señalan aquellas políticas o procesos que deben ser conocidos por todos los empleados.
Construir una tabla donde se expongan los objetivos, actividades, responsables y tareas de cada procedimiento. Es necesario ser muy claro y preciso con la información, porque se trata de una guía para los empleados.
Finalmente, los anexos permiten agregar copias de documentos que respalden la información del manual. Recuerda revisar todo el documento para corregir cualquier error.
Ejemplo de manual de procedimientos de Recursos Humanos
Presta atención a todos los detalles del siguiente ejemplo, ya que se señalan los elementos principales de un manual de procedimientos:
Pastelería Imperial C.A.
Guadalajara, Jalisco
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS
Septiembre 2023
Departamento de Recursos Humanos
Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Recursos Humanos fue elaborado por la dirección de Pastelería Imperial C.A. con el propósito de facilitar la aplicación de las técnicas actuales de gestión del talento humano. Por consiguiente, este documento recopila los principales procesos y políticas bajo la responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos.
Igualmente, el manual de procedimientos describe la estructura organizativa del Departamento de Recursos Humanos, tomando en cuenta todos los niveles jerárquicos que participan en las funciones de esta área.
Objetivo General
Definir y explicar de forma detallada y sistemática las políticas y procedimientos que influyen en las operaciones diarias del Departamento de Recursos Humanos. De modo que, este manual puede funcionar como una guía orientada a obtener los mejores resultados en la gestión del talento.
Objetivos específicos
Uniformar los procesos y operaciones que se llevan a cabo en el departamento.
Establecer quiénes son los responsables de los diferentes procedimientos y actividades de la gestión del talento.
Establecer un protocolo de acción para diferentes tipos de situaciones que puedan presentarse.
Estructura organizativa del Departamento de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos está constituido en función de los siguientes niveles jerárquicos:
Nivel de Dirección
Dirección.
Subdirección.
Nivel de asistencia
División de apoyo administrativo.
División de planificación del personal.
Comisión técnica.
Nivel de operaciones
División de relaciones laborales.
División de reclutamiento y selección.
Unidad de evaluación del desempeño y capacitación.
Procedimientos
1.- Reclutamiento y Selección
Fijar los procesos necesarios para reclutar y seleccionar al personal de la empresa, con la finalidad de contratar a los mejores candidatos.
Actividad
Responsable
Tareas
Establecer metodología de reclutamiento.
División de reclutamiento y selección.
Esperar aprobación de solicitud para cubrir vacante.
Establecer los requisitos para la vacante.
Difundir la vacante a través de los medios previstos.
Construir un cronograma para el proceso de reclutamiento.
Cubrir vacante por medio de promoción.
División de reclutamiento y selección.
Analizar los expedientes de los empleados.
Determinar si algún empleado cumple con los requisitos de la vacante.
Elaborar informe de las conclusiones y entregarlo a cada supervisor de departamento.
Seleccionar candidato.
Dirección de Recursos Humanos.
Revisar el informe de resultados de las entrevistas y de la revisión de expedientes.
Elegir al candidato más adecuado.
2.- Control de asistencias e inasistencias
Supervisar y reducir las inasistencias entre el personal de la Pastelería Imperial C.A.
Actividad
Responsable
Tareas
Registrar las horas de entradas y salidas.
Todos los empleados.
Registrar tarjeta a la entrada y salida en el sistema lector de tarjetas.
Actualizar data de entradas y salidas.
Dirección de Tecnología y Comunicación.
Llevar a cabo la actualización de la data.
Elaborar informe sobre entradas y salidas.
Entregar informe a la División de planificación del personal.
Preparar reportes de las conclusiones.
División de planificación del personal.
Redactar informes con base en la data de la Dirección de Tecnología y Comunicación.
Tomar en cuanta información de vacaciones, reposos, permisos, etc.
Anexar reportes a los expedientes.
Copiado al portapeles!
Pastelería Imperial C.A.
Guadalajara, Jalisco
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS
Septiembre 2023
Departamento de Recursos Humanos
Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Recursos Humanos fue elaborado por la dirección de Pastelería Imperial C.A. con el propósito de facilitar la aplicación de las técnicas actuales de gestión del talento humano. Por consiguiente, este documento recopila los principales procesos y políticas bajo la responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos.
Igualmente, el manual de procedimientos describe la estructura organizativa del Departamento de Recursos Humanos, tomando en cuenta todos los niveles jerárquicos que participan en las funciones de esta área.
Objetivo General
Definir y explicar de forma detallada y sistemática las políticas y procedimientos que influyen en las operaciones diarias del Departamento de Recursos Humanos. De modo que, este manual puede funcionar como una guía orientada a obtener los mejores resultados en la gestión del talento.
Objetivos específicos
Uniformar los procesos y operaciones que se llevan a cabo en el departamento.
Establecer quiénes son los responsables de los diferentes procedimientos y actividades de la gestión del talento.
Establecer un protocolo de acción para diferentes tipos de situaciones que puedan presentarse.
Estructura organizativa del Departamento de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos está constituido en función de los siguientes niveles jerárquicos:
Nivel de Dirección
Dirección.
Subdirección.
Nivel de asistencia
División de apoyo administrativo.
División de planificación del personal.
Comisión técnica.
Nivel de operaciones
División de relaciones laborales.
División de reclutamiento y selección.
Unidad de evaluación del desempeño y capacitación.
Procedimientos
1.- Reclutamiento y Selección
Fijar los procesos necesarios para reclutar y seleccionar al personal de la empresa, con la finalidad de contratar a los mejores candidatos.
Actividad
Responsable
Tareas
Establecer metodología de reclutamiento.
División de reclutamiento y selección.
Esperar aprobación de solicitud para cubrir vacante.
Establecer los requisitos para la vacante.
Difundir la vacante a través de los medios previstos.
Construir un cronograma para el proceso de reclutamiento.
Cubrir vacante por medio de promoción.
División de reclutamiento y selección.
Analizar los expedientes de los empleados.
Determinar si algún empleado cumple con los requisitos de la vacante.
Elaborar informe de las conclusiones y entregarlo a cada supervisor de departamento.
Seleccionar candidato.
Dirección de Recursos Humanos.
Revisar el informe de resultados de las entrevistas y de la revisión de expedientes.
Elegir al candidato más adecuado.
2.- Control de asistencias e inasistencias
Supervisar y reducir las inasistencias entre el personal de la Pastelería Imperial C.A.
Actividad
Responsable
Tareas
Registrar las horas de entradas y salidas.
Todos los empleados.
Registrar tarjeta a la entrada y salida en el sistema lector de tarjetas.
Actualizar data de entradas y salidas.
Dirección de Tecnología y Comunicación.
Llevar a cabo la actualización de la data.
Elaborar informe sobre entradas y salidas.
Entregar informe a la División de planificación del personal.
Preparar reportes de las conclusiones.
División de planificación del personal.
Redactar informes con base en la data de la Dirección de Tecnología y Comunicación.
Tomar en cuanta información de vacaciones, reposos, permisos, etc.
Anexar reportes a los expedientes.
Formato de manual de procedimientos de Recursos Humanos
¡Descarga gratis formatos de manual de procedimientos de Recursos Humanos! Todas nuestras plantillas se pueden editar en Word, Google Docs y Word en línea. El trabajo es bastante sencillo, porque solo debes agregar la información correspondiente en los espacios indicados.
Instrucciones de descarga para Word en línea (OneDrive) y Google Docs
Abre tu cuenta de OneDrive o Google Docs. Si no tienes una, podrás crearla en pocos minutos.
Luego, da clic en el botón de descarga que aparece debajo de la imagen.
En la nueva pestaña, selecciona la opción de “hacer una copia” o “guardar una copia en OneDrive”, según sea el caso.
Finalmente, elige un nuevo nombre para el documento y comienza a editar.
¡Listo! Tu manual de procedimientos de Recursos Humanos se podrá descargar en PDF, imprimir o enviar por correo electrónico ¡Fácil y gratis!
Preguntas frecuentes
Estas son las respuestas de nuestro equipo de redacción para las preguntas comunes de los usuarios:
¿Qué pasa si no hay un manual de procedimientos?
No contar con un manual de procedimientos, ya sea en Recursos Humanos u otro departamento, puede causar confusión y demora en las actividades diarias. La razón es que no existe una guía objetiva de cómo hacer las cosas y se pueden cometer muchos más errores.
Asimismo, sin el manual será más complicado tomar decisiones y realizar los cambios necesarios para mejorar la empresa. Tampoco habrá un registro sobre cómo se han llevado a cabo las operaciones de la organización a lo largo de los años.
¿Cuándo se debe actualizar un manual de procedimientos?
Normalmente, se recomienda actualizar el manual de procedimientos de Recursos Humanos siempre que haya cambios en las políticas o procesos del departamento. También si hay cambios importantes en el resto de la empresa, que influyan en la gestión del talento.
A través de la actualización de los manuales es posible detectar errores en las versiones anteriores del documento. Igualmente, es la mejor manera de mantener vigentes las normas y procedimientos.
¿Qué contiene un manual de puestos?
El manual de puestos contiene todos los detalles sobre las funciones y características correspondientes a cada cargo dentro de la empresa. Se trata de una guía para comprender las responsabilidades adjudicadas a todos los empleados, según el puesto que ocupan.
¿Cuáles son los objetivos del área de Recursos Humanos?
Dentro del Departamento de Recursos Humanos se maneja todo lo relacionado con la gestión del talento. Por consiguiente, los principales objetivos de esta área son:
Reclutar y seleccionar al personal adecuado para cubrir las vacantes de la empresa. Por ello, el departamento se encarga de realizar todo el proceso de evaluación y entrevista de postulantes, además de las negociaciones de contratación.
Supervisar el desenvolvimiento de las relaciones laborales, esto con la finalidad de evitar o solucionar conflictos entre empleados, además de mejorar la satisfacción del personal.
Administrar todos los trámites relacionados con el personal. Por ejemplo, solicitudes, sanciones, preparación de expedientes, certificados, beneficios sociales, pagos de nómina, etc.
Al manual se le pueden agregar otras secciones que la empresa considere convenientes. Por ejemplo, en ciertos casos se incluye el marco legal, la misión y visión de la empresa, además de una reseña histórica.
