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La contabilidad y los planes financieros son un factor crucial para el buen manejo de cualquier empresa, y un presupuesto eficiente es una de las herramientas más útiles para lograrlo. En particular, el presupuesto anual contribuye en buena medida a la dirección de cualquier empresa, y se destaca entre otros documentos empresariales, pues ayudará a pronosticar los flujos de efectivo para un ciclo completo de trabajo, lo que contribuye directamente al crecimiento y a los objetivos de la compañía.
En este artículo, nuestro equipo de redactores te mostrará:
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MilFormatos ya cuenta con una entrada dedicada al presupuesto, por lo que hoy nos dedicaremos a mencionar los aspectos particulares su versión anual.
El presupuesto anual es un documento que contiene el plan financiero de un negocio que se usará para cumplir sus objetivos en un determinado año. En él se establecen ingresos y egresos esperados, además de las expectativas planteadas al inicio del ciclo.
Por otro lado, es importante que sepas que esta herramienta suele elaborarse de forma anticipada (es decir, el ciclo anterior al vigente), pues se elabora a partir de las metas que quieras alcanzar en el año, considerando operaciones, estrategias, proveedores y herramientas a tu disposición.
Se hace de esta manera para contar con información que te ayudará a contrastar, al cierre del año, si tus proyecciones fueron correctas y si tus recursos se utilizaron de acuerdo con el presupuesto.
En lo que respecta a presupuestos, la mayor diferencia entre ellos es la frecuencia con la que se preparan. Los más utilizados son:
También existen presupuestos dedicados a diferentes áreas de la empresa, por ejemplo:
Como ya lo mencionamos, uno de los propósitos del presupuesto anual es para saber si los recursos de la empresa fueron usados correctamente durante el ciclo vigente. Sin embargo, el verdadero poder de esta herramienta está en las ventajas que te puede ofrecer al ayudarte a tener un mejor control sobre las finanzas de tu negocio.
Como seguro sabes, un correcto manejo de la cartera de tu empresa es fundamental para ayudar a su crecimiento y a poder tomar decisiones acertadas para garantizarlo. Además, saber cómo se mueve el dinero en tu organización es una excelente forma de anticipar riesgos y amenazas, así como para hacer recortes o incrementos que contribuyan a lograr tus metas.
Por otro lado, y de la misma forma que sucede con el presupuesto mensual, un buen presupuesto anual puede ser clave a la hora de solicitar financiamientos o créditos para tu negocio, pues las instituciones verán una cartera bajo control y con una dirección clara. Esto te hará un mejor candidato para este tipo de instrumentos financieros.
Por abarcar una parte muy importante en la planeación de las actividades de una empresa, el presupuesto anual puede formar parte de documentos más amplios como el plan estratégico o bien puede tener un formato largo en el que se puede acompañar de los siguientes apartados:
Ahora bien, en su versión más sintética, un presupuesto anual se compone de elementos muy similares a sus versiones mensuales o por área:
CONSEJOS MILFORMATOS
Al igual que en otros tipos de proyecciones financieras, el presupuesto anual también puede – y debe- ser modificado en el transcurso de su ciclo, pues esta información puede ayudar a prevenir o resolver problemas inesperados.
Por otro lado, también te ayudará a modificar tu estrategia en caso de ser necesario.
Ahora te presentamos los pasos a seguir para estructurar correctamente tu presupuesto anual:
Antes de comenzar a anotar números en Excel o Word, será importante que dediques el tiempo necesario a establecer qué es lo que quieres lograr con tu empresa durante el año. Tus metas, las estrategias y acciones para lograrlas serán tus guías al momento de asignar cantidades a tus diferentes áreas y/o esfuerzos, por lo que debes tener esa dirección clara.
CONSEJOS MILFORMATOS
Tus objetivos deben ser 100% cuantificables y estar de acuerdo con la realidad de tu negocio, además del plan estratégico que hayas diseñado para él.
Te sugerimos utilizar la metodología SMART para que tu trabajo sea más fácil.
Tu presupuesto anual requerirá que hagas un ejercicio a futuro sobre cómo se moverán los números en tu empresa durante el año. Para facilitarte esta tarea, puedes revisar los movimientos que has tenido en periodos anteriores y utilizar esa información como parámetro para comenzar a planear tu próximo ciclo.
Si nunca has hecho este ejercicio, será bueno que te fijes en los momentos del año donde tus ingresos suben y bajan para anticipar esos flujos de dinero y utilizarlos a tu favor.
Calcular tus gastos será cuestión de tomar en cuenta todo lo que requiere tu negocio para operar efectivamente. En este rubro entran cosas como la nómina laboral, rentas, deudas, publicidad, licencias, comisiones, productos, servicios externos, etc. Al mismo tiempo, con la información de tus años anteriores puedes agregar datos sobre gastos imprevistos o por temporadas que te puedan tomar por sorpresa.
Idóneamente, tus ingresos siempre deberían superar a tus egresos, de esa manera tu negocio siempre estará en números negros o positivos. Este rubro puede ser más complicado de calcular, pues no siempre podrás anticipar cada centavo que entre a tus arcas. Sin embargo, de la misma forma que con tus ingresos, los datos que tengas sobre años anteriores te darán alguna noción de cómo y cuándo entra el dinero en tu compañía. De esta manera podrás planear alrededor de los altibajos en tu flujo de ingresos.
Una vez que tengas la información sobre tus ingresos y egresos, será momento de vaciarla en tu documento y observar cómo es que se están moviendo en el tiempo. Es decir, ¿hay déficit o superávit?, ¿hay constantes o patrones que puedas notar?, ¿está de acuerdo con tu estrategia?
Las respuestas a estas preguntas te darán la información que necesitarás para hacer ajustes y adecuar tus pronósticos a tu estrategia, así como a modificarla si es necesario. Quizá notes que debes expandir tu cartera de clientes o ampliar tu espectro de servicios y productos.
Por último, y una vez que tu documento esté armado y presentado, es muy importante que revises tu documento a lo largo del año en el que lo aplicarás. De esta manera, podrás modificar tu presupuesto anual en caso de alguna contingencia o evento inesperado.
Tener un presupuesto flexible y adaptable será clave en la forma en la que tu negocio se adapte a las condiciones cambiantes del mercado.
A continuación, te presentamos un ejemplo de presupuesto anual que podrás utilizar como referencia para estructurar los tuyos.
Para cerrar este artículo, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de presupuesto anual para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Excel, Excel en línea o Google Drive. Una vez editado podrás guardarlo en versión PDF si lo necesitas.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Excel en línea).
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por Redacción Milformatos el 01 de mayo de 2022
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