Una solicitud de devolución es un documento a través del cual un cliente pide que se le regrese el importe que pagó por alguna mercancía o servicio. En ocasiones, esta decisión se debe a algún problema con el producto adquirido o con el servicio prestado; en otras, por cuestiones de cambios o simplemente por motivos de decisión de compra.
¿Qué es la Solicitud de Devolución?
Las empresas usan las solicitudes de devolución para contar con un archivo de las ocasiones y motivos en las que sus clientes han decidido ya no continuar con su transacción, o bien, devolver alguna mercancía. Al mismo tiempo, son un respaldo legal para efectos de contabilidad en caso de auditorías internas o externas. El proceso queda registrado por escrito y acompañado del recibo y la firma del cliente.
También estos documentos pueden servir como un filtro de calidad para la compañía, pues un producto que es devuelto más de una ocasión puede no ser un buen producto o revelar algún problema mayor.
Por otro lado, cuando una empresa no utiliza formatos propios para estos procesos, es común que le pidan a sus clientes una carta de devolución de dinero para solicitar el monto pagado de vuelta.
Estructura de la Solicitud de Devolución
Al ser documentos oficiales, las solicitudes de devolución suelen incluir datos específicos para el control interno de la contabilidad de las compañías, así como por protección legal tanto del cliente como de la empresa. En ese sentido, la gran mayoría de ellas incluyen la siguiente información:
Nombre de la compañía
Lugar y fecha de la devolución
Datos del cliente: Nombre completo y número de cliente (si aplica)
Identificación oficial del cliente: Pasaporte, credencial de elector, acta de nacimiento, etc. (no olvides incluir un rubro para el número del documento)
Monto de la devolución
Número de recibo: Esto es importantísimo. Para toda devolución que hagas, asegúrate de que tu cliente traiga su recibo original y una copia extra.
Motivo de la devolución
Método de devolución: Dependiendo de tu giro y políticas, esto puede variar desde devoluciones en efectivo, transferencias electrónicas, monederos electrónicos, etc.
¿Cómo hacer una Solicitud de Devolución?
Este documento sigue la estructura y elementos de una carta formal, en específico puedes referirte a la carta de solicitud para los lineamientos, la única particularidad es que este documento por lo general deberá ir en papel membretado al provenir de una empresa o institución. Los pasos para realizarla son sencillos:
En una hoja de papel membretado se pone la fecha y lugar de expedición.
Después se incluye el saludo, el cual puede ser genérico (A quien corresponda) o a un depto. o profesional específico.
En el siguiente párrafo se deberá establecer los datos específicos del producto o servicio que ha presentado fallas o no ha sido de la calidad esperada. Aquí deberás incluir datos relevantes como números de serie, pedido, número de cliente y todo los que ayude a encontrar y validar una compra o pedido.
En el párrafo final deberás especificar los motivos por los cuales solicitas la devolución.
Por último, deberás cerrar con una despedida corta. Por ejemplo “Atentamente” o “Cordialmente”. Seguido de tu firma y nombre. Agregando también datos de contacto.
CONSEJOS MILFORMATOS
Anexa comprobantes: Si es necesario, puedes adjuntar evidencias de compra y evidencias de las fallas reportadas.
Incluye todos los rubros necesarios: En general, las solicitudes de devolución suelen incluir elementos muy similares. Sin embargo, si tu negocio requiere algún dato en específico, para efectos de controles internos o cualquier otro motivo, asegúrate de incluirlo en el formato.
Siempre solicita identificación del cliente: Contar con la información de tus clientes ayudará a validar el proceso, además de dejar un antecedente y datos suficientes en caso de que haya alguna aclaración posterior.
Motivo de ladevolución: Dale un espacio a tu cliente para expresar los motivos de su devolución, así podrás contar con información importante sobre el estado de tus productos, el cual puede resultar en cambios o ajustes con tus proveedores. Por otro lado, es una ventana a la mente de tus clientes y la percepción de tu catálogo.
Ejemplo de Solicitud de Devolución
A continuación te presentamos algunos ejemplos de solicitudes de devolución que puedes usar como referencia para diseñar la tuya.
LOGO DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
México, CDMX, a 28 de Octubre de 2021
Por medio del presente escrito Melanie Domínguez Arellano, quien suscribe y se identifica con pasaporte No. 4684354, solicita la devolución de la cantidad de $5,896.00 m.n. pagada a TECNOLAB S.A. DE C.V. el día 10 de Septiembre de 2021 correspondiente al recibo No. 78412 del cual presenta original sellado y copia.
El motivo de la solicitud es por causa de: Producto insatisfactorio y con especificaciones distintas a las anunciadas en la descripción.
Quien suscribe presenta el equipo de vuelta __X_ Abierto ____ Cerrado y en buenas condiciones.
Atentamente
_____________________
Nombre y firma de quien suscribe
Información para devolución
____ En efectivo _____ Por transferencia electrónica
(En caso de transferencia electrónica)
Nombre del banco: BBVA
No. de Cuenta: 5648 65895 3145 2587
Tipo de Cuenta: Ahorros
Titular de la Cuenta: Melanie Domínguez Arellano
Copiado al portapeles!
LOGO DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
México, CDMX, a 28 de Octubre de 2021
Por medio del presente escrito Melanie Domínguez Arellano, quien suscribe y se identifica con pasaporte No. 4684354, solicita la devolución de la cantidad de $5,896.00 m.n. pagada a TECNOLAB S.A. DE C.V. el día 10 de Septiembre de 2021 correspondiente al recibo No. 78412 del cual presenta original sellado y copia.
El motivo de la solicitud es por causa de: Producto insatisfactorio y con especificaciones distintas a las anunciadas en la descripción.
Quien suscribe presenta el equipo de vuelta __X_ Abierto ____ Cerrado y en buenas condiciones.
Atentamente
_____________________
Nombre y firma de quien suscribe
Información para devolución
____ En efectivo _____ Por transferencia electrónica
(En caso de transferencia electrónica)
Nombre del banco: BBVA
No. de Cuenta: 5648 65895 3145 2587
Tipo de Cuenta: Ahorros
Titular de la Cuenta: Melanie Domínguez Arellano
MEMBRETE DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
Fecha: 16 de Noviembre de 2021
Localidad: Puebla, Puebla
No. de Tienda: 7
No. de Recibo Original: 65894
Nota: Toda devolución debe ir acompañada del recibo de compra original y una copia.
Monto: $785.00
Nombre del cliente: Damaris Reynosa Muñiz
Solicito la devolución del pago realizado a la tienda Rocket Sports S.A. de C.V por motivo de: Mercancía defectuosa con costuras mal hechas. Presento recibo original y copia junto con INE No. 897784562315 como identificación.
Método de devolución: _____ Efectivo _____ Monedero electrónico
Firma de Atención a Clientes: ___________________________
Firma del Cliente: _________________________________
Copiado al portapeles!
MEMBRETE DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
Fecha: 16 de Noviembre de 2021
Localidad: Puebla, Puebla
No. de Tienda: 7
No. de Recibo Original: 65894
Nota: Toda devolución debe ir acompañada del recibo de compra original y una copia.
Monto: $785.00
Nombre del cliente: Damaris Reynosa Muñiz
Solicito la devolución del pago realizado a la tienda Rocket Sports S.A. de C.V por motivo de: Mercancía defectuosa con costuras mal hechas. Presento recibo original y copia junto con INE No. 897784562315 como identificación.
Método de devolución: _____ Efectivo _____ Monedero electrónico
Firma de Atención a Clientes: ___________________________
Firma del Cliente: _________________________________
Solicitud de Devolución MEMBRETE DE TU EMPRESA
México, CDMX, a 18 de Diciembre de 2021
Nombre del cliente: Alejandro Camargo Flores
Identificación: Pasaporte No. 2355613456
Monto: $ 1,380.00
Por medio del presente, el cliente solicita la devolución del monto indicado recibido por Jugueterías ARA S.A. de C.V. como pago por el artículo Pista de Carreras Hot Wheels Turbo Loop correspondiente al recibo No. 865345 expedido el día 2 de Diciembre de 2021, del cual presenta original y copia.
El motivo de la devolución es: Cambio de artículo y se llevará acabo por el siguiente medio:
_____ En efectivo _____ Monedero electrónico ______ Certificado de regalo
Firma de satisfacción del cliente: ________________________________
Firma de responsable de Servicio al Cliente: _____________________________________
Copiado al portapeles!
Solicitud de Devolución MEMBRETE DE TU EMPRESA
México, CDMX, a 18 de Diciembre de 2021
Nombre del cliente: Alejandro Camargo Flores
Identificación: Pasaporte No. 2355613456
Monto: $ 1,380.00
Por medio del presente, el cliente solicita la devolución del monto indicado recibido por Jugueterías ARA S.A. de C.V. como pago por el artículo Pista de Carreras Hot Wheels Turbo Loop correspondiente al recibo No. 865345 expedido el día 2 de Diciembre de 2021, del cual presenta original y copia.
El motivo de la devolución es: Cambio de artículo y se llevará acabo por el siguiente medio:
_____ En efectivo _____ Monedero electrónico ______ Certificado de regalo
Firma de satisfacción del cliente: ________________________________
Firma de responsable de Servicio al Cliente: _____________________________________
Formato de Solicitud de Devolución
Por último, te presentamos un formato de solicitud de devolución en Word que puedes descargar gratuitamente y modificar de acuerdo con tus necesidades.
