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La comunicación de eventos o acontecimientos importantes es fundamental para cualquier compañía. La difusión oportuna de noticias, cambios en dinámicas, horarios o cualquier otra situación relevante para una empresa hace una gran diferencia en el ambiente laboral y contribuye a mantener las operaciones fluyendo correctamente. Existe un documento empresarial que destaca entre todos los demás a la hora de lograr esta tarea de una manera breve y directa: el aviso.
Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
Un aviso es un tipo de comunicado o anuncio que una empresa emite para informar a un determinado público sobre alguna noticia o cambio importante.
Es un documento breve, conciso y concreto que contiene únicamente la información esencial sobre aquello que se desea comunicar. En la actualidad, la mayoría de los avisos empresariales suelen enviarse de manera digital, vía correo electrónico, sin embargo, su uso impreso aún puede verse en un sinfín de negocios o compañías.
Su naturaleza es similar a la de la circular, en tanto que ambos documentos se utilizan para dar un aviso breve sobre algún acontecimiento importante.
La temática o contenido de un anuncio puede variar mucho dependiendo de la industria, momento y necesidad de comunicación que exista en el momento en que lo elabores. Algunos de los avisos más comunes son:
Como ya lo mencionamos, la finalidad de cualquier tipo de aviso es la de comunicar o informar a un determinado público de un determinado hecho o situación. Dicha situación puede ser presente o futura, o bien estar derivada de algo que sucedió en el pasado.
Por ejemplo, dentro de tu negocio puedes utilizar los avisos para comunicar a diferentes áreas o departamentos sobre labores de mantenimiento, cambios administrativos, días de asueto, convivios o retiros empresariales, etc., la versatilidad de esta herramienta te permitirá incluir en ella prácticamente cualquier tipo de información.
Por otro lado, el aviso también puede funcionar para comunicarle cambios o eventos importantes a tus clientes; promociones, cambios de dirección o aperturas de nuevas sucursales son algunos casos en los que un aviso resulta muy útil.
Un buen aviso, por lo regular, se compone de los siguientes elementos:
Algo interesante de los avisos es que también pueden valerse de imágenes, cifras, gráficos o cualquier otro material de apoyo que ayuden a sintetizar la información
Ahora te presentamos los pasos para elaborar un aviso eficiente:
Tu primera labor será la de recabar los datos más importantes del contenido de tu aviso. Quizá la más importante responde a la pregunta ¿qué voy a avisar?
Siguiendo esa línea, y manteniendo presente que este formato se caracteriza por su brevedad, las siguientes preguntas a responder serán las más comunes, es decir: ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿cuánto?, ¿por qué?, etc.
Una vez que tengas toda tu información junta, el siguiente paso será reducirla a solamente lo necesario para comunicar tu mensaje. Aquí estamos hablando de únicamente los nombres, fechas o acontecimientos indispensables.
Recuerda que la meta de un aviso es ser breve y directo, por lo que las explicaciones más abundantes tendrán que ir en otro lugar.
Con respecto a esto último, no olvides incluir algún dato de contacto para tu público lector (si aplica a la situación).
CONSEJOS MILFORMATOS
En este punto, te recomendamos revisar estos datos sintetizados y decidir si alguno de ellos puede apoyarse o entenderse mejor a través de algún gráfico o imagen que comunique, de un solo vistazo, lo que se pretende comunicar.
Esto puede sonarte raro, pues muchos avisos llevan por título esa misma palabra, es decir, ¡AVISO!
Sin embargo, eso no quiere decir que esa sea la única forma de titular tu documento. Algunas otras alternativas pueden ser:
Elige la más indicada para tu situación particular, solo recuerda que tu aviso debe ser llamativo a primera vista.
CONSEJOS MILFORMATOS
Como regla general, el titular de un aviso siempre va en mayúsculas. El subrayado, color o uso de signos de admiración es completamente opcional.
Ya con todo lo anterior listo, el paso final será que pongas manos a la obra y diseñes algunos borradores para llegar a la versión final de tu aviso.
Puedes utilizar aplicaciones como Word, PowerPoint o incluso Excel para experimentar. Aunque, si tienes acceso a paquetería más avanzada, Illustrator, Photoshop o InDesign de Adobe pueden ayudarte a tener documentos mucho más profesionales.
A continuación te presentamos algunos ejemplos de aviso que puedes utilizar como referencia para estructurar los tuyos.
AVISO
México, CDMX, a 28 de junio de 2022
A toda la fuerza laboral,
Por medio del presente anuncio se hace de su conocimiento que a partir del 30 de junio y hasta el 17 de julio del presente año, la SALA DE JUNTAS D permanecerá cerrada por labores de mantenimiento y renovación. En caso de haber agendado algún uso de dicha sala, favor de comunicarse a la Administración (ext. 4586) para reasignar fecha y hora para alguna de las salas restantes.
Atentamente
Departamento de Mantenimiento
IMPORTANTE AVISO DE SALUD
¡QUERIDO STAFF DE PRODUCCIÓN!
Lo peor de la pandemia ya está detrás de nosotros. Sin embargo, como estudio responsable que somos, no bajaremos la guardia hasta que las autoridades de salud nos indiquen que estamos 100% a salvo.
Es por ello que te pedimos presentarte a la Sala de Edición A donde estaremos aplicando pruebas PCR los días lunes, miércoles y viernes a todo el personal que quiera trabajar aquí en la oficina.
Este requisito será 100% OBLIGATORIO para personal tanto interno como externo del estudio y no es negociable. Adicionalmente, solo se tomarán en cuenta las pruebas realizadas por el personal autorizado del estudio, cualquier otra prueba será inválida para ingresar a las instalaciones.
¡Ayúdanos a mantenernos a salvo!
Les agradece
Personal Directivo Estudio 11-11
Para terminar, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de aviso para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea y Google Docs. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Office en línea). Requerirás una cuenta asociada a Gmail o a Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Es todo! Podrás editar tu plantilla y generar tu documento rápidamente.
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por Redacción Milformatos el 27 de julio de 2022
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