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Fecha de actualización: 13/05/23
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Lo que debes saber:
Las empresas cuentan con diferentes herramientas para mejorar su rendimiento y resultados, como lo son las herramientas de calidad. Una de estas herramientas es la hoja de verificación, de la cual te hablaremos en el siguiente artículo elaborado por el equipo de redacción de MilFormatos.
Si te ha servido esta información déjanos un comentario y comparte con amigos y colegas a quienes les puede ser de utilidad. Te invitamos a consultar otros formatos para empresas que puedes necesitar.
Dentro de la gestión de calidad existen siete herramientas para mejorar los procesos de las empresas. Dichas herramientas se emplean para definir, medir, analizar y proponer soluciones a los problemas en el rendimiento y resultados de las empresas.
Las hojas de verificación, también llamadas hojas de control son una lista de elementos que se marcan al momento de que se están realizando o durante una inspección. Es parecido a un check list y se emplea para verificar que los pasos del proceso se han cumplido o, en su defecto, valorar en que nivel se encuentran.
Dicha hoja, junto con el diagrama de flujo, el diagrama ishikawa, el histograma, el diagrama de pareto, el diagrama de dispersión, así como el control estadístico de proceso ayudan a establecer métodos de solución de problemas basados en datos y hechos.
Las hojas de control son una herramienta que puede presentar múltiples variables, por lo que no existe una clasificación estandarizada. Sin embargo, podemos identificar las siguientes:
Estas hojas se emplean, principalmente, durante las inspecciones para identificar defectos y problemas de calidad, con los datos obtenidos a partir de ella. Con una hoja de control se puede llevar un registro y cuantificar los defectos por productos, por localización y por causa.
Asimismo, se efectúa un seguimiento a todas las actividades de un proceso dentro de la empresa. La hoja de control ayudan a no olvidar ninguno de los elementos que intervienen en los procesos a evaluar, así como sus características registradas.
Para que recabes con éxito los datos para la valoración de procesos empresariales, una hoja de verificación debe contener los siguientes datos:
CONSEJOS MILFORMATOS
También puedes incluir un apartado para observaciones que te podrán ayudar en el análisis de los datos obtenidos al brindarte información extra.
CONSEJOS MILFORMATOS
El diseño de tu hoja de control dependerá de los datos que desees recabar. Recuerda que deben ser simples y fácil de leer y comprender.
CONSEJOS MILFORMATOS
En ocasiones no se puede determinar un lapso de tiempo, sino una cantidad específica de veces a evaluar el proceso. Por ejemplo, un número determinado de clientes para evaluar la satisfacción de compra.
Para que tengas más claro cómo se debe elaborar una hoja de verificación te dejamos tres ejemplos que te pueden servir de inspiración para tu propio documento. Presta atención a los detalles de cada una de ellas.
En el siguiente ejemplo te presentamos la hoja de verificación de una pizzería, en donde se quiere evaluar el proceso de orden y entrega para conocer el nivel de satisfacción de sus clientes. Como parámetros se tomaron en cuenta los comentarios del buzón de quejas de los cuatro días de la semana que más ventas se reportan (jueves a domingo).
| Fecha | 13 – mayo – 2023 | Proceso | Orden y entrega | ||
| Responsable | Carlos Rodríguez | Fecha de inicio | 13 – mayo – 2023 | ||
| Problema | Se han identificado reclamos repetitivos en el buzón de quejas de la sucursal matriz. | Fecha final | 16 – mayo – 2023 | ||
| Objetivo | Mejorar e incrementar el nivel de satisfacción de los clientes | Duración | 4 días | ||
| Problemas | Jueves | Viernes | Sábado | Domingo | Total |
| Pizza fría | III | I | IIII | II | 10 |
| No se entregaron complementos | I | III | II | I | 7 |
| Ingredientes incorrectos | III | I | III | II | 9 |
| No gusto el sabor | II | III | I | 0 | 6 |
| Excedió en tiempo de entrega | 0 | IIII | IIIII | II | 11 |
| Otros | 0 | II | I | III | 6 |
| Total | 9 | 14 | 16 | 10 | 49 |
| Observaciones | – | Se entregó tamaño incorrecto | Poco relleno | No se ofreció al cliente complementos extras | – |
En un restaurante existen varias áreas y actividades en donde podrías necesitar una hoja de control para conocer las fallas de los procesos o evaluar en que nivel se encuentran. Las hojas de verificación más comunes en un restaurante son control de limpieza, seguridad de alimentos, atención a clientes, compra de insumos, etc. En este ejemplo te mostramos una hoja de control de apertura.
| Fecha | 14 – mayo -2023 | Proceso |
Control de apertura
|
| Responsable | Alejandra Navarro | Fecha de inicio | 14 – mayo – 2023 |
| Problema | Algunas de las áreas no están listas al momento de la apertura | Fecha final | 21 – mayo -2023 |
| Objetivo | Evitar retrasos en el horario de atención a clientes | Duración | 1 semana |
| Actividad | Si | No | Observaciones |
| Los asientos y mesas se han colocado según lo dispuesto | X | ||
| Los manteles son lavados, planchados y doblados | X | ||
| Se comprobó que las sillas o mesas no tambalean | X | ||
| Se revisó la limpieza de la loza | X | Se compró loza nueva para el inicio de la jornada | |
| Asegurarse de la calidad de la cristalería | X | ||
| Verificar el piso limpio y pulido | X | ||
| Paredes y cortinas sin manchas visibles | X | Las cortinas no fueron lavadas al finalizar la jornada | |
| Luces y puntos operativos | X | Focos de baños con fallas | |
| En funcionamiento el aire acondicionado | X | ||
| Asignar al personal a su respectiva área | X | ||
| Recomendaciones | Todos los empleados deben llegar en tiempo y forma | ||
| Nombre completo del inspector | Laura González | ||
| Firma |
En este ejemplo resuelto, se han identificado fallos durante el proceso de producción y envasado. Los defectos más frecuentes están relacionados con la botella, la tapa y la etiqueta. La evaluación se realizó durante cuatro semanas (un mes) para conocer la frecuencia y calcular las pérdidas.
| Fecha | 14 – mayo – 2023 | Proceso | Producción y envasado | ||
| Responsable | Gerardo López | Fecha de inicio | 14 – mayo – 2023 | ||
| Problema | Se han identificado fallos en la producción de refrescos de cola ocasionando pérdidas a la empresa | Fecha final | 10 – junio | ||
| Objetivo | Disminuir las pérdidas durante la producción por defectos de fábrica | Duración | 4 semanas | ||
| Producto | Refresco de cola | ||||
| 1 semana | 2 semana | 3 semana | 4 semana | Total | |
| Botella | 5 | 8 | 3 | 7 | 23 |
| Tapa | 7 | 2 | 1 | 5 | 15 |
| Etiqueta | 2 | 3 | 2 | 8 | 15 |
| Otros | 3 | 0 | 7 | 0 | 10 |
| Total | 17 | 13 | 13 | 20 | 63 |
El ejemplo que te presentamos a continuación es una hoja de control de mantenimiento preventivo de un edificio. Presta atención a la estructura de esta hoja, así como a sus variantes en relación con las hojas anteriores.
| Fecha | 14 – mayo – 2023 | Proceso | Control de mantenimiento preventivo | |
| Responsable | Octavio Ruiz González | Se realizó la última revisión | 14 – abril – 2023 | |
| Problema | Reducción del presupuesto para mantenimiento correctivo | Hay acciones pendientes | NO | |
| Objetivo | Prevenir fallas dentro del edificio evitando gastos mayores | |||
| Seguro | En riesgo | No aplica | Observaciones | |
| Estado de la alfombra | X | |||
| Condición del techo | X | |||
| Condiciones de las puertas | X | |||
| Extintores de incendios | X | Están caducados | ||
| Detectores de humo | X | |||
| Condiciones de ventanas | X | |||
| Estado de cortinas y persianas | X | Deben ser cambiadas | ||
| Iluminación | X | |||
| Iluminación de emergencia | X | |||
| Salidas de emergencia | X | Falta señalética | ||
| Condición de los muros | x | |||
| Nombre completo del inspector | Octavio Ruiz González | |||
| Firma |
Si necesitas una hoja de control para tu empresa o negocio, no tienes que empezarla de cero. Aqui te dejamos un ejemplo resuelto de la hoja de verificación para que tengas una idea más clara de cómo hacer la tuya. Asimismo, podrás guardarla en formato PDF o descargar una de nuestras plantillas completamente gratis.
Instrucciones para descarga en Google Sheets y Excel en línea:
Si aún tienes dudas sobre este documento, checa las respuestas a las preguntas más frecuentes, aquí podrás encontrar la tuya.
Es un formulario que recopila datos con la finalidad de encontrar errores o áreas de oportunidad. Es empleada como una herramienta dentro del proceso de calidad o de inspección de riesgos.
Una hoja de control o chequeo nos proporciona datos fáciles de comprender y analizar. Los cuales reflejan tendencias y patrones del proceso que vamos a evaluar, además de detectar errores o fallos, así como áreas de oportunidad de mejora en los procesos evaluados.
Cada área de una empresa puede elaborar su propia hoja de control que le ayude a encontrar los fallos más comunes, entre los que se encuentran:
Una hoja de control de mantenimiento preventivo contine actividades enfocadas a disminuir riesgos, ya sea de maquinaria, equipos o edificios. A partir del análisis de los datos recabados se identivican y previenen fallos, riesgos o averias en los equipos, herramientas y edificios.
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por Redacción Milformatos el 19 de junio de 2023
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