COMUNICADO OFICIAL

Entre los distintos tipos de comunicado que puedes necesitar utilizar en tu empresa se encuentra el comunicado oficial. El uso de este documento, generalmente, se deja para situaciones urgentes o delicadas. Por lo tanto, resulta importante conocer muy bien sus características y elementos para emplearlo de la forma correcta.

A continuación, el equipo especializado en redacción de MilFormatos te comparte una guía detallada para elaborar tu comunicado oficial. Gracias a ella podrás aprender:

• El concepto y los usos específicos.
• Las partes del comunicado oficial, con un ejemplo para comprender mejor la función de cada una.
• Formatos para descargar gratis y editar en línea. Trabaja con programas como Word, Google Docs, Canva y Word en línea.

Si este artículo te resulta útil, recuerda compartirlo con más personas que puedan necesitarlo ¡Y déjanos un comentario! En la sección de documentos para empresas y negocios tienes acceso a muchas más guías como esta.

¿Qué es un comunicado oficial?

Un comunicado oficial es una declaración autorizada de una empresa, institución o figura pública. Se trata de un documento que se divulga a través de los canales oficiales para transmitir una información importante al público.

En la mayoría de los casos, se usa cuando es necesario aclarar alguna situación seria o delicada. A diferencia del comunicado interno, que se emplea para compartir cualquier tipo de información, incluso si no es urgente.

Por otro lado, el comunicado oficial guarda similitudes con el comunicado de prensa y el comunicado externo, ya que se puede compartir por medio de la página web y redes sociales de la organización, al igual que a través de los medios de comunicación masivos.

Resulta fundamental señalar que, este tipo de comunicado puede ser usado tanto por una empresa, como por una figura pública. Por ejemplo, un político o una celebridad. Lo primordial es que la información que se publica esté autorizada por la persona correspondiente.

¿Para qué sirve el comunicado oficial?

• Dar a conocer una noticia destacada, la cual tiene gran relevancia para el público al que va dirigido el comunicado. Por ejemplo, la cancelación de un evento.
• Pedir disculpas por alguna situación que haya causado problemas o malestar a otras personas. Un ejemplo sería cuando se presentan inconvenientes en la prestación de un servicio.
• Corregir un error o aclarar un malentendido. Por ejemplo, si la empresa compartió recientemente una información equivocada.

Partes del comunicado oficial

El comunicado oficial debe estar muy bien organizado visualmente, de modo que, las personas puedan leerlo con facilidad. Para lograr esto, lo mejor es seguir una estructura sólida que contenga estas partes:

• Encabezado o membrete.
• Fecha y lugar de publicación.
• Título.
• Cuerpo.
• Cierre y firma.

¿Cómo hacer un comunicado oficial?

Sigue estos sencillos pasos para poder redactar tu comunicado oficial en poco tiempo y sin mayores dificultades:

1. Prepara la página o formato con el que publicarás el comunicado. Esto implica ajustar detalles como márgenes, colores, membrete y logo. También es el momento adecuado para elegir la fuente que usarás para el texto, nuestra recomendación es optar por tipografías legibles como Arial, Calibri, Times New Roman y Georgia y Verdana.
2. Escribe la fecha alineada al margen derecho y el título “Comunicado oficial” centrado en la página.
3. Comienza a redactar el cuerpo del comunicado. En el primer y segundo párrafo debes dejar claro a quién va dirigido y cuál es el mensaje principal. Recuerda que la comunicación necesita ser clara y directa, sin rodeos.
4. Los párrafos siguientes se usan para profundizar la información si lo crees necesario. Por ejemplo, puedes explicar por qué se ha cometido cierto error, qué ha causado un determinado problema, qué medidas tomarás para solucionarlo, etc.
5. Finalmente, el cierre incluye la conclusión del mensaje y una llamada a la acción para el público. Esto si necesitas que se comuniquen por teléfono o correo electrónico, por ejemplo. También puedes simplemente agradecer su atención y comprensión.
6. La firma al final del comunicado puede ser de la persona con el cargo más importante en la empresa o de algún representante.

Ejemplo de comunicado oficial

En este ejemplo, un instituto de educación superior informa a sus estudiantes que las clases serán suspendidas, luego de que un incendio afectara las instalaciones. Aquí puedes observar todos los elementos de un comunicado mencionados anteriormente.

Plantillas de comunicado oficial

¡Elige alguna de nuestras cuatro plantillas de comunicado oficial! Son formatos editables que puedes descargar gratis. Aprovecha las herramientas de Word, Google Docs, Canva y Word en línea para crear un diseño único y atractivo.

Ejemplo de comunicado oficial en Word

Descarga gratis Ejemplo en Word

Formato de comunicado oficial en Word

Descarga gratis Formato en Word

Plantilla de comunicado oficial en Google Docs

Descarga gratis Plantilla en Google Docs

Formato de comunicado oficial en Word en línea

Descarga gratis Formato en Word en línea

Plantilla de comunicado oficial en Canva

Descarga gratis Plantilla en Canva

Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.

Instrucciones de descarga

1. Abre tu cuenta de Google, Microsoft o Canva, dependiendo del formato que quieras utilizar.
2. Presiona sobre el botón verde que aparece debajo de la plantilla.
3. Selecciona la opción de “hacer una copia”, “utilizar plantilla” o “guardar una copia en OneDrive”.
4. ¡Edita tu comunicado como desees!

Al terminar de ajustar el formato, puedes guardarlo como un PDF, para enviarlo por correo electrónico o imprimirlo ¡Rápido y fácil!

Preguntas frecuentes

Si tienes más dudas sobre este documento, presta mucha atención a la siguiente sección:

¿Cómo empezar un comunicado formal?

El primer párrafo de tu comunicado puede comenzar con una especie de saludo a la audiencia. Por ejemplo, podrías usar frases como:

• Querida comunidad de…
• A nuestra distinguida clientela:
• [Nombre de la empresa] comunica a…
• A todos nuestros clientes y a la opinión pública:
• Se le informa a todos los interesados…

Seguidamente, te recomendamos ir directo al punto, planteando sin rodeos el mensaje que quieras dar a conocer. Recuerda que un comunicado no debe ser demasiado largo. Por lo tanto, mientras más simple sea tu comunicación, también será más efectiva.

¿Cuáles son las características de un comunicado oficial o de prensa?

Generalmente, un comunicado oficial cumple con la mayoría de estas características:

• Su extensión no suele ir más allá de una página.
• Usa los colores de la marca o empresa.
• Puede presentarse en formato digital o impreso.
• Indica la información de contacto con la empresa o institución.

¿Cuál es la diferencia entre información y comunicación?

La información es simplemente conocimiento que se comparte, su objetivo que informar al público de algo, sin importar lo que las personas hagan esos datos. En cambio, la comunicación implica un intercambio entre emisor y receptor. Quien inicia la comunicación está esperando una respuesta de quien la recibe, a esto se le conoce como retroalimentación.

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