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Sin importar la razón social de la empresa, en alguna oportunidad ha sido necesaria la elaboración de solicitudes de transporte, o de alguna otra índole. En ciertos casos de forma oficial y en otros de manera un poco menos formal. Es por esto que existen diferentes documentos que pueden ser utilizados, según lo que se requiere. Para el caso de solicitudes de transporte existen los oficios de solicitud de transporte.
En este artículo te hablaremos de:
Agradecemos de antemano tus comentarios y por compartir este artículo e tus redes o con quien pueda necesitarlo.
El oficio de solicitud de transporte, es aquel documento de comunicación oficial mediante el cual se realiza la petición de transporte a una entidad privada o del gobierno. En él se describen de forma clara los detalles de la solicitud realizada, y qué uso de dará al recurso en caso de ser aprobado.
Así mismo, es un documento trazable ya que posee una codificación clara, que puede ser fijada por quien emite el formato, o por quien lo recibe. Permitiendo así el control de la información, así como realizar seguimiento de las solicitudes.
Existen actualmente diversidad de oficios, cada institución los maneja según sus necesidades.
Por otra parte, los tipos de oficios de solicitud de transporte varían según el tipo de transporte requerido, dependiendo no solo del tipo de vehículo, sino del propósito que éste tendrá. Puede ser desde transporte de personas hasta uso comercial, trasladando productos o materia prima.
Ciertamente es un medio de comunicación para peticiones de traslados. Al ser mediante un documento oficial, permite la formalidad y una estructura protocolar entre las organizaciones, dejando ver de forma clara y específica en qué consiste la solicitud, ofreciendo información necesaria para recibir la respuesta otorgada.
Como mencionamos anteriormente, para elaborar correctamente estos documentos existen elementos que no pueden ser obviados:
En algunos casos, se incluyen anexos o referencias de soporte a la solicitud, y esto debe ser mencionado en el oficio.
Posteriormente te recomendamos seguir los siguientes pasos para elaborar estas solicitudes:
Primero debes tener claro qué necesitas exactamente. En el caso del transporte, debes responderte estas preguntas: ¿qué deseas movilizar?, ¿qué tipo de vehículo se requiere?, ¿durante qué periodo de tiempo? Esto permitirá ser preciso al redactar la solicitud.
Una vez cubierto el paso anterior, se debe evaluar cuál o cuáles son los destinatarios con los cuales existe mayor posibilidad de aprobación de la solicitud. Bien sea porque cuenten con la disponibilidad del transporte requerido, o con los recursos financieros necesarios. Existen instituciones con recursos establecidos para ayudas sociales destinadas a escuelas, centros de salud, fundaciones y organizaciones sin fines de lucro.
Como tercer paso, procedemos a elaborar el oficio, identificando el documento con la fecha, lugar de elaboración y un serial de identificación, el cual estará definido por quien emite el documento.
En esta sección describimos de forma clara y precisa el requerimiento que tenemos, incluyendo detalles de los beneficios que aportará la aprobación de la solicitud.
Para finalizar, se incluyen datos y firma del remitente. Éste debe ser quien representa legalmente la empresa, indicando el cargo que ocupa y la información necesaria para contactarlo (e-mail, teléfono, dirección).
CONSEJOS MILFORMATOS
Por otra parte, existen casos donde existe información adicional que puede servir de soporte a la solicitud. Ésta puede ser incluida como anexo o referencia, haciendo mención de la misma en el oficio.
Así mismo, como parte del proceso de solicitud, puede incluirse un acuse de recibo que permita tener registro de la recepción del oficio.
Incluimos un ejemplo ficticio para visualizar de forma clara lo antes expuesto.
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.
DIVISIÓN MÉRIDA
3-68/156
Mérida, 05 de Julio de 2016.
Pedro Alarcón
Director de Transporte / Alcaldía de Mérida
Mérida, 5115
Estimado Sr. Alarcón,
Mediante la presente solicito ante su despacho de manera respetuosa y formal, sea considerada la posibilidad de suministrarnos el servicio de transporte para la ruta nocturna de la universidad, durante el periodo de tiempo 02-2016.
De tal manera que sean beneficiados los estudiantes y trabajadores del horario nocturno, ya que representa gran riesgo movilizarse debido a la inseguridad que existe en la ruta hasta las terminales de pasajeros.
Esperando pronta respuesta y agradeciendo la atención que se pueda brindar a nuestra solicitud, me despido.
Atentamente,
Yajaira Alvarado
Rector / Universidad de los Andes
Sede Mérida. Tlf: 0426-8763452. Correo electrónico: [email protected]
A continuación te dejamos 4 formatos de Oficio de Solicitud de Transporte para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea o Google Drive. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
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Una vez que hayas accedido, en google drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona dicha opción. En one drive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.
¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.
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por Redacción Milformatos el 09 de marzo de 2023
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