OFICIO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE

por Iraima el 27 de enero de 2022

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Actualizado el: 08/12/2021

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Sin importar la razón social de la empresa, en alguna oportunidad ha sido necesaria la elaboración de solicitudes de transporte, o de alguna otra índole. En ciertos casos de forma oficial y en otros de manera un poco menos formal. Es por esto que existen diferentes documentos que pueden ser utilizados, según lo que se requiere. Para el caso de solicitudes de transporte existen los oficios de solicitud de transporte.

En este artículo te hablaremos de:

  • Los oficios de solicitud, los cuales son documentos formales que cubren una serie de requisitos para su elaboración adecuada.
  • Cómo se elabora un oficio de solicitud de transporte.
  • Ejemplos y formatos de oficios que te servirás de referencia.

Agradecemos de antemano tus comentarios y por compartir este artículo e tus redes o con quien pueda necesitarlo.

¿Qué es un oficio de solicitud de transporte?

El oficio de solicitud de transporte, es aquel documento de comunicación oficial mediante el cual se realiza la petición de transporte a una entidad privada o del gobierno. En él se describen de forma clara los detalles de la solicitud realizada, y qué uso de dará al recurso en caso de ser aprobado.

 

Así mismo, es un documento trazable ya que posee una codificación clara, que puede ser fijada por quien emite el formato, o por quien lo recibe. Permitiendo así el control de la información, así como realizar seguimiento de las solicitudes.

Existen actualmente diversidad de oficios, cada institución los maneja según sus necesidades.

Tipos de oficio de solicitud de transporte

Por otra parte, los tipos de oficios de solicitud de transporte varían según el tipo de transporte requerido, dependiendo no solo del tipo de vehículo, sino del propósito que éste tendrá. Puede ser desde transporte de personas hasta uso comercial, trasladando productos o materia prima.

¿Para qué sirve el oficio de solicitud de transporte?

Ciertamente es un medio de comunicación para peticiones de traslados. Al ser mediante un documento oficial, permite la formalidad y una estructura protocolar entre las organizaciones, dejando ver de forma clara y específica en qué consiste la solicitud, ofreciendo información necesaria para recibir la respuesta otorgada.

Elementos del oficio de solicitud de transporte

Como mencionamos anteriormente, para elaborar correctamente estos documentos existen elementos que no pueden ser obviados:

  • Fecha y lugar. Información cronológica de elaboración del documento.
  • Numeración del documento. Serial de codificación e identificación asignado a la comunicación.
  • Destinatario. Datos Profesionales de la persona a quien se dirige el documento: nombre, apellidos, cargo que ocupa, institución que representa.
  • Asunto. Motivo de la solicitud.
  • Cuerpo. Descripción detallada de la solicitud, beneficios y acuerdos ofrecidos.
  • Remitente. Datos de quien emite el documento: nombre, apellidos, cargo que ocupa, institución que representa, así como información de contacto.

En algunos casos, se incluyen anexos o referencias de soporte a la solicitud, y esto debe ser mencionado en el oficio.

¿Cómo elaborar un oficio de solicitud de transporte?

Posteriormente te recomendamos seguir los siguientes pasos para elaborar estas solicitudes:

1. Definir que tipo de transporte se requiere

Primero debes tener claro qué necesitas exactamente. En el caso del transporte, debes responderte estas preguntas: ¿qué deseas movilizar?, ¿qué tipo de vehículo se requiere?, ¿durante qué periodo de tiempo? Esto permitirá ser preciso al redactar la solicitud.

2. Identificar posibles colaboradores

Una vez cubierto el paso anterior, se debe evaluar cuál o cuáles son los destinatarios con los cuales existe mayor posibilidad de aprobación de la solicitud. Bien sea porque cuenten con la disponibilidad del transporte requerido, o con los recursos financieros necesarios. Existen instituciones con recursos establecidos para ayudas sociales destinadas a escuelas, centros de salud, fundaciones y organizaciones sin fines de lucro.

3. Codificar el documento

Como tercer paso, procedemos a elaborar el oficio, identificando el documento con la fecha, lugar de elaboración y un serial de identificación, el cual estará definido por quien emite el documento.

4. Redactar el cuerpo del oficio

En esta sección describimos de forma clara y precisa el requerimiento que tenemos, incluyendo detalles de los beneficios que aportará la aprobación de la solicitud.

5. Identificar el remitente

Para finalizar, se incluyen datos y firma del remitente. Éste debe ser quien representa legalmente la empresa, indicando el cargo que ocupa y la información necesaria para contactarlo (e-mail, teléfono, dirección).

CONSEJOS MILFORMATOS

icona TIP

Por otra parte, existen casos donde existe información adicional que puede servir de soporte a la solicitud. Ésta puede ser incluida como anexo o referencia, haciendo mención de la misma en el oficio.

Así mismo, como parte del proceso de solicitud, puede incluirse un acuse de recibo que permita tener registro de la recepción del oficio.

Ejemplo de oficio de solicitud de transporte

Incluimos un ejemplo ficticio para visualizar de forma clara lo antes expuesto.

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. 

DIVISIÓN MÉRIDA

 

3-68/156

Mérida, 05 de Julio de 2016.

 

Pedro Alarcón

Director de Transporte / Alcaldía de Mérida

Mérida, 5115

 

Estimado Sr. Alarcón,

 

Mediante la presente solicito ante su despacho de manera respetuosa y formal, sea considerada la posibilidad de suministrarnos el servicio de transporte para la ruta nocturna de la universidad, durante el periodo de tiempo 02-2016.

De tal manera que sean beneficiados los estudiantes y trabajadores del horario nocturno, ya que representa gran riesgo movilizarse debido a la inseguridad que existe en la ruta hasta las terminales de pasajeros.

Esperando pronta respuesta y agradeciendo la atención que se pueda brindar a nuestra solicitud, me despido.

Atentamente,

 

Yajaira Alvarado

Rector / Universidad de los Andes

Sede Mérida. Tlf: 0426-8763452. Correo electrónico: yalvarado@udlandes.com

Formato de Oficio de Solicitud de Transporte

A continuación te dejamos 4 formatos de Oficio de Solicitud de Transporte para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea o Google Drive. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.

Oficio de solicitud de transporte Word
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Oficio de solicitud de transporte para editar
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Oficio de solicitud de transporte Excel
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Formato de Solicitud de Transporte
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