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A nivel empresarial, se prestan servicios o se ofrecen productos a los clientes, y de igual manera se reciben retribuciones monetarias por eso. En algunos casos, las cuentas se manejan de forma que los pagos son fraccionados, o en períodos de tiempo posteriores a las entregas. Dependiendo el cumplimiento en los tiempos establecidos, puede ser necesaria la solicitud de pagos, la cual se puede realizarse mediante el oficio de solicitud de pago.
Si quieres conocer más acerca de este tipo de solicitud, te invitamos a seguir leyendo este artículo, en el cual incluimos:
Te agradecemos de antemano por tus comentarios y por compartir este artículo con quien pueda necesitarlo.
Cuando hablamos de oficio de solicitud de pago, nos referimos a la comunicación escrita de forma oficial en la cual se realiza la petición del pago, de algún servicio o producto ofrecido. Se utiliza cuando ya han sido agotados recursos menos formales de recordatorio y atención de la deuda existente. Existen también requerimientos de pago, que a diferencia de estos documentos, son empleados en situaciones donde el caso ya se encuentran en instancias legales.
Así mismo, pueden ser utilizados en comunicaciones entre empresas o instituciones, y de igual manera, entre departamentos dentro de una misma organización.
Actualmente, los oficios y oficios de petición, son aplicados tanto por entidades públicas como privadas, y su elaboración dependerá del motivo o fin del mismo.
Existen diversos oficios de solicitud de pago, tanto de uso interno dentro de la organización, como de uso externo, dirigidos a otras empresas. Entre ellos podemos mencionar los siguientes:
El principal propósito de este tipo de documentos, es comunicar la petición de liquidación, amortización de una deuda existente, o en su defecto, la remuneración por un producto o servicio ofrecido. Al ser de carácter oficial, representa una notificación formal de la solicitud.
Como parte primordial al elaborar documentos de uso empresarial, éstos deben contener una serie de elementos básicos, aunque cada institución puede estructurarlos a su criterio.
Primero, recopilamos toda la información que poseemos relacionada a la cuenta pendiente, y teniendo conocimiento de todo procedemos a elaborar el oficio.
Al iniciar, una vez ubicada la hoja membretada o la imagen de identificación de la empresa, indicamos la fecha y ubicación donde se elabora el comunicado.
El número de control estará fijado según los criterios de la empresa, ya que éste es para control y archivo de los documentos generados. Puede ser creado utilizando las letras y secuencia de números; también puede incluirse el día, mes y año de elaboración. Por ejemplo, OSP-025-04-2021 (Oficio de Solicitud de Pago, día 25 de abril de 2021).
En tercer lugar, señalar la información de quien recibirá el comunicado. Indicando nombre, apellido, empresa que representa y cargo que ocupa.
Ciertamente, esta es la parte primordial del documento. En una sección, se muestra brevemente el motivo de su elaboración. Y en la otra, se describe a detalle la cuenta relacionada al pago, producto o servicio ofrecido, las fechas de pago establecidas, monto pendiente, abonos realizados y cualquier información relevante.
En la parte inferior del documento, o seguido de esta sección, pueden incluirse los anexos y referencias a cualquier registro que sirva de soporte o validez de esta solicitud.
Para finalizar, se debe indicar los datos de quien elabora el documento, así como la empresa que representa, el cargo que ocupa y la información de contacto (correos, teléfono o cualquier otro medio de comunicación).
CONSEJOS MILFORMATOS
Es recomendable al realizar este tipo de documentos, incluir un acuse de recibo que permita validar la recepción de la comunicación. Si quieres saber más acerca de esto entra al link, ahí encontrarás todo lo que necesitas saber para aplicarlo.
Para entender de manera más sencilla las explicaciones, te incluimos un ejemplo ficticio para que observes como aplicar todo lo antes descrito. Nótese que se incluyen datos de referencia sobre las facturas y contratos; así como los anexos correspondientes.
Tarjetas, arreglos y más
Barinas, 15 de Mayo de 2021.
Oficio N°: TAM-15-01-2021
Lic. Fernando Lira
Gerente de Compras / Papelería Ramírez
Asunto: Solicitud de pago. Factura N° 006-2021
Estimado Sr. Lira,
En esta oportunidad nos dirigimos a usted para realizar de forma oficial la solicitud de pago pendiente relacionado a la factura N° 006-2021. En ocasiones previas se realizó el recordatorio mediante el correo electrónico, y por ese mismo medio se hizo de su conocimiento la factura referida. Solicitamos el cumplimiento de los acuerdos de pago establecidos en el Contrato N° 004-01-2021, donde se fijó un pago fraccionado a través de dos facturas identificadas con los números factura N° 005-2021 y factura N° 006-2021, presentándose un retraso de dos meses en el pago de la segunda factura.
Contamos con su buena disposición y esperamos su pronta respuesta.
Carla Franco
Gerente de Finanza y Cobranzas / Tarjetas, arreglos y más.
Teléfono: +58 424 3635422
Correo electrónico: [email protected], [email protected]
Anexos /Referencia:
Factura N° 006-2021
Acuerdos de pago del contrato N° 004-01-2021
A continuación te dejamos 4 formatos de Oficio de Solicitud de Pago para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea o Google Drive. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
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Instrucciones para Plantillas en Google Drive y One drive (word en línea). Requerirás una cuenta asociada a gmail o a microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.
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por Redacción Milformatos el 09 de marzo de 2023
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