OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO

por Redacción Milformatos el 27 de diciembre de 2021

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Actualizado el: 02/12/2021

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A nivel empresarial, se prestan servicios o se ofrecen productos a los clientes, y de igual manera se reciben retribuciones monetarias por eso. En algunos casos, las cuentas se manejan de forma que los pagos son fraccionados, o en períodos de tiempo posteriores a las entregas. Dependiendo el cumplimiento en los tiempos establecidos, puede ser necesaria la solicitud de pagos, la cual se puede realizarse mediante el oficio de solicitud de pago.

Si quieres conocer más acerca de esta herramienta de solicitud, te invitamos a seguir leyendo este artículo, en el cual incluimos:

  • Definición de oficio de solicitud de pago.
  • Tipos que existen, además de elementos básicos que debe contener.
  • Formatos de descarga gratuita.

¿Qué es un oficio de solicitud de pago?

Cuando hablamos de oficio de solicitud de pago, nos referimos a la comunicación escrita de forma oficial en la cual se realiza la petición del pago, de algún servicio o producto ofrecido. Se utiliza cuando ya han sido agotados recursos menos formales de recordatorio y atención de la deuda existente. Existen también requerimientos de pago, que a diferencia de estos documentos, son empleados en situaciones donde el caso ya se encuentran en instancias legales.

 

Así mismo, pueden ser utilizados en comunicaciones entre empresas o instituciones, y de igual manera, entre departamentos dentro de una misma organización.

Actualmente, los oficios y oficios de petición, son aplicados tanto por entidades públicas como privadas, y su elaboración dependerá del motivo o fin del  mismo.

Tipos de oficio de solicitud de pago

Existen diversos oficios de solicitud de pago, tanto de uso interno dentro de la organización, como de uso externo, dirigidos a otras empresas. Entre ellos podemos mencionar los siguientes:

  • Finiquito
  • Vacaciones
  • Cuentas atrasadas
  • Honorarios
  • Proveedores

¿Para qué sirve un oficio de solicitud de pago?

El principal propósito de este tipo de documentos, es comunicar la petición de liquidación, amortización de una deuda existente, o en su defecto, la remuneración por un producto o servicio ofrecido. Al ser de carácter oficial, representa una notificación formal de la solicitud.

Elementos de un oficio de solicitud de pago

Como parte primordial al elaborar documentos de uso empresarial, éstos deben contener una serie de elementos básicos, aunque cada institución puede estructurarlos a su criterio.

  1. Identificación. Nombre de la empresa, membrete o logo que representa la organización que emite el oficio.
  2. Fecha. Especificar la fecha y el lugar donde se elabora el documento.
  3. Número de control. Fijar un número o serial de control del documento. Cada organización establece cómo codificar sus oficios.
  4. Datos de quien recibe. Indicar los datos personales de a quién va dirigido el oficio; asimismo mostrar el cargo que ocupa y la institución o departamento a la cual representa.
  5. Asunto. Propósito o fin que tiene esta comunicación.
  6. Contenido. Describir en detalle la solicitud de pago, a qué cuenta está relacionada, indicando montos pendientes y cualquier información relevante.
  7. Datos y firma del emisor. Señalar los datos personales y de contacto, de quien emite el oficio, denotando el cargo que ocupa, y la institución o departamento a la cual representa.
  8. Anexos o referencias. Comunicaciones previas relacionadas a esta cuenta, o cualquier documento de referencia que sirva de soporte.

¿Cómo se elabora el oficio de solicitud de pago?

Primero, recopilamos toda la información que poseemos relacionada a la cuenta pendiente, y teniendo conocimiento de todo procedemos a elaborar el oficio.

1. Indicar fecha y lugar

Al iniciar, una vez ubicada la hoja membretada o la imagen de identificación de la empresa, indicamos la fecha y ubicación donde se elabora el comunicado.

2. Establecer número de control

El número de control estará fijado según los criterios de la empresa, ya que éste es para control y archivo de los documentos generados. Puede ser creado utilizando las letras y secuencia de números; también puede incluirse el día, mes y año de elaboración. Por ejemplo, OSP-025-04-2021 (Oficio de Solicitud de Pago, día 25 de abril de 2021).

3. Señalar información del receptor

En tercer lugar, señalar la información de quien recibirá el comunicado. Indicando nombre, apellido, empresa que representa y cargo que ocupa.

4. Describir asunto y contenido

Ciertamente, esta es la parte primordial del documento. En una sección, se muestra brevemente el motivo de su elaboración. Y en la otra, se describe a detalle la cuenta relacionada al pago, producto o servicio ofrecido, las fechas de pago establecidas, monto pendiente, abonos realizados y cualquier información relevante.

En la parte inferior del documento, o seguido de esta sección, pueden incluirse los anexos y referencias a cualquier registro que sirva de soporte o validez de esta solicitud.

5. Mostrar firma y datos del remitente

Para finalizar, se debe indicar los datos de quien elabora el documento, así como la empresa que representa, el cargo que ocupa y la información de contacto (correos, teléfono o cualquier otro medio de comunicación).

Es recomendable al realizar este tipo de documentos, incluir un acuse de recibo que permita validar la recepción de la comunicación. Si quieres saber más acerca de esto entra al link, ahí encontrarás todo lo que necesitas saber para aplicarlo.

Ejemplo de oficio de solicitud de pago

Para entender de manera más sencilla las explicaciones, te incluimos un ejemplo ficticio para que observes como aplicar todo lo antes descrito.

Tarjetas, arreglos y más

Barinas, 15 de Mayo de 2021.

Oficio N°: TAM-15-01-2021

 

Lic. Fernando Lira

Gerente de Compras / Papelería Ramírez

 

Asunto: Solicitud de pago. Factura N° 006-2021

 

Estimado Sr. Lira,

En esta oportunidad nos dirigimos a usted para realizar de forma oficial la solicitud de pago pendiente relacionado a la factura N° 006-2021. En ocasiones previas se realizó el recordatorio mediante el correo electrónico, y por ese mismo medio se hizo de su conocimiento la factura referida. Solicitamos el cumplimiento de los acuerdos de pago establecidos en el Contrato N° 004-01-2021, donde se fijó un pago fraccionado a través de dos facturas identificadas con los números factura N° 005-2021 y factura N° 006-2021, presentándose un retraso de dos meses en el pago de la segunda factura.

Contamos con su buena disposición y esperamos su pronta respuesta.

 

Carla Franco

Gerente de Finanza y Cobranzas / Tarjetas, arreglos y más.

Teléfono: +58  424 3635422

Correo electrónico: CFranco@gmail.com, FinanzasTAM@gmail.com

 

Anexos /Referencia:

Factura N° 006-2021

Acuerdos de pago del contrato N° 004-01-2021

Formato de oficio de solicitud de pago

Finalmente tienes a tu disposición los formatos de descarga gratis y fácil edición para elaborar tus oficios de solicitud de pago.

Oficio de solicitud de pago Word
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Oficio de solicitud de pago para editar
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Oficio de solicitud de pago Excel
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