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Mantener el control de inventario de productos y materiales dentro de una organización, representa parte importante en el manejo de la producción, ya que a través de este proceso se garantiza que cuando un cliente requiera un producto o servicio, estemos en disposición de brindarlo. Esto incluye la adquisición de material de oficina, para la cual las empresas emplean los formatos de solicitud de materiales, o en caso de manejarlo de forma oficial, se utilizan los oficios de petición. Llamados en este caso, Oficio de solicitud de material de oficina.
Elaborarlos requiere de seguir una serie de pautas, por lo cual en este artículo te mostraremos:
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Cuando hablamos de oficios de solicitud de material de oficina, nos referimos al documento de comunicación oficial mediante el cual realizamos solicitudes de material de oficina a otras instituciones. Este recurso también es utilizado entre departamentos dentro de una misma organización, cuando se manejan presupuestos independientes o como control del consumo interno del negocio.
Actualmente muchas empresas manejan oficios como parte de sus documentos de comunicación, debido a la formalidad que representan. Es por ello que existen variedad de ellos, según su uso o el área a la cual estarán dirigidos. Cuando hablamos de los oficios de solicitud de material de oficina, se podrían clasificar en:
Así como el resto de oficios de solicitud, sirven para comunicar de manera formal una petición; en este caso en particular solicitud de material de oficina, entre lo que podríamos mencionar papelería, máquinas, equipos, herramientas, consumibles, entre otros.
También permite el control de inventarios del material de oficina existente en la empresa, ya que puede llevarse un registro de las solicitudes externas y la trazabilidad de las solicitudes internas elaboradas.
Es de conocimiento de todos que cada empresa puede presentar sus documentos oficiales según su criterio. Pero en este caso, te recomendamos una serie de elementos que deben contener:
Al conocer los elementos básicos que debe contener, podemos elaborar nuestras solicitudes siguiendo los siguientes pasos:
Puede utilizarse papel con el membrete de la organización.
Posteriormente, establecer la identificación que se dará a estos documentos para el control y archivo de los mismos. Pueden ser letras según el nombre del archivo, seguido de números según la secuencia de emisión o la fecha. Por ejemplo: OSM – 030-2021. “OMS” significa oficio de solicitud de material, “030” representa la solicitud número treinta y “2021” el año de elaboración.
Ahora, indicamos los datos de la persona o institución a la cual va dirigida la solicitud.
En esta sección, detallamos cada uno de los materiales que se requieren, aportando de forma clara y precisa la descripción.
Para finalizar, el remitente firma el oficio e indica sus datos, nombre, apellido, cargo, departamento, organización e información de contacto.
Algunos formatos podrían incluir una sección que sirva como acuse de recibo, para mantener registro de la respuesta dada a la solicitud. Los acuses de recibo pueden ser elaborados a través de otros medios, accede al link para más información.
A continuación te presentamos un ejemplo de solicitud. Como podrás ver, se incluye el nombre del materil requerido junto con la cantidad. Si lo deseas puedes agregar más detalles como número de sku o si existe un número de inventario interno puedes agregarlo a tu plantilla.
CONSEJOS MILFORMATOS
Tu solicitud puede ir acompañada de una firma o de un número de empleado o alguna referencia que sirva de respaldo para validar la solicitud.
Diseños petroleros y de ingeniería C.A.
SOLICITUD DE MATERIAL DE OFICINA
Cali, 04 de Junio de 2020.
Oficio de solicitud N°: OSMO-04-2020
Sra. Juana García
Gerente de ventas
Papelería La 72
Mediante la presente me dirijo a ustedes en representación de la empresa Diseños petroleros y de ingeniería C.A. para realizar de forma oficial la solicitud de material de oficina indicado a continuación, la cual fue elaborada basada en el catálogo de productos disponible adquirido en línea.
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ITEM |
DESCRIPCIÓN |
CANTIDAD |
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1 |
Rollo de papel para impresora digital de planos. EPSON XP600 |
5 |
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2 |
Cartucho para impresora digital de planos. EPSON XP600. Color negro |
2 |
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3 |
Cartucho para impresora multifuncional hp DESKJET INK ADVANTAGE 2515. Color negro |
2 |
| 4 |
Resma de hojas tamaño carta |
6 |
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5 |
Caja de bolígrafos. Color: Azul |
2 |
Esperamos su pronta respuesta a nuestra solicitud.
Atentamente,
Bianca Salas
Coordinadora de compras
Diseños petroleros y de ingeniería C.A.
Teléfono: +5731003423
Correo electrónico: [email protected]
Te dejamos 4 formatos de Oficio de Solicitud para Material de Oficina para descarga gratuita. Puedes elegir descargarlo en versión Word, Word en Línea o Google Drive. Podrás editarlo en tu herramienta preferida y guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y One drive (word en línea). Requerirás una cuenta asociada a gmail o a microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.
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por Redacción Milformatos el 09 de marzo de 2023
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