OFICIO DE SOLICITUD DE MATERIAL DE OFICINA

por Iraima el 27 de diciembre de 2021

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Actualizado el: 02/12/2021

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Mantener el control de inventario de productos y materiales dentro de una organización, representa parte importante en el manejo de la producción, ya que a través de este proceso se garantiza que cuando un cliente requiera un producto o servicio, estemos en disposición de brindarlo. Esto incluye la adquisición de material de oficina, para la cual las empresas emplean los formatos de solicitud de materiales, o en caso de manejarlo de forma oficial, se utilizan los oficios de petición. Llamados en este caso, Oficio de solicitud de material de oficina.

Elaborarlos requiere de seguir una serie de pautas, por lo cual en este artículo te mostraremos:

  • Qué es un oficio de solicitud de material de oficina.
  • Qué utilidad representa dentro de las empresas y cómo elaborarlo.
  • Ejemplos y formatos de fácil edición.

Para conocer un poco más acerca de estos documentos te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué es un oficio de solicitud de material de oficina?

Cuando hablamos de oficios de solicitud de material de oficina, nos referimos al documento de comunicación oficial mediante el cual realizamos solicitudes de material de oficina a otras instituciones. Este recurso también es utilizado entre departamentos dentro de una misma organización, cuando se manejan presupuestos independientes o como control del consumo interno del negocio.

 

Tipos de oficio de solicitud de material de oficina

Actualmente muchas empresas manejan oficios como parte de sus documentos de comunicación, debido a la formalidad que representan. Es por ello que existen variedad de ellos, según su uso o el área a la cual estarán dirigidos. Cuando hablamos de los oficios de solicitud de material de oficina, se podrían clasificar en:

  • Uso interno: para requerimientos entre departamentos y control del consumo de material dentro de la organización.
  • Uso externo: se emplean para requerimientos a proveedores o empresas de suministro de material de oficina.

¿Para qué sirve una solicitud de material de oficina?

Así como el resto de oficios de solicitud, sirven para comunicar de manera formal una petición; en este caso en particular solicitud de material de oficina, entre lo que podríamos mencionar papelería, máquinas, equipos, herramientas, consumibles, entre otros.

También permite el control de inventarios del material de oficina existente en la empresa, ya que puede llevarse un registro de las solicitudes externas y la trazabilidad de las solicitudes internas elaboradas.

Elementos de un oficio de solicitud de material de oficina

Es de conocimiento de todos que cada empresa puede presentar sus documentos oficiales según su criterio. Pero en este caso, te recomendamos una serie de elementos que deben contener:

  • Codificación del oficio. Número o serial según el cual se puede mantener la trazabilidad del documento.
  • Fecha y lugar. Registro, calendario y ubicación de elaboración.
  • Identificación del remitente. Datos de quien elabora la solicitud: nombre, apellidos, cargo, empresa que representa e información de contacto.
  • Identificación del destinatario. Datos de quien recibirá la solicitud: nombre, apellidos, cargo, empresa que representa.
  • Descripción de los materiales solicitados. Detalles de los materiales requeridos, características particulares si las posee, codificación interna de materiales, si aplica.

¿Cómo hacer un oficio de solicitud de material de oficina?

Al conocer los elementos básicos que debe contener, podemos elaborar nuestras solicitudes siguiendo los siguientes pasos:

1.- Identificar el documento con el nombre o imagen de la empresa

Puede utilizarse papel con el membrete de la organización.

2.- Establecer la identificación

Posteriormente, establecer la identificación que se dará a estos documentos para el control y archivo de los mismos. Pueden ser letras según el nombre del archivo, seguido de números según la secuencia de emisión o la fecha. Por ejemplo: OSM – 030-2021. “OMS” significa oficio de solicitud de material, “030” representa la solicitud número treinta y “2021” el año de elaboración.

3.- Señalar destinatario

Ahora, indicamos los datos de la persona o institución a la cual va dirigida la solicitud.

4.- Describir materiales de oficina solicitados

En esta sección, detallamos cada uno de los materiales que se requieren, aportando de forma clara y precisa la descripción.

5.- Firmar e incluir datos del solicitante

Para finalizar, el remitente firma el oficio e indica sus datos, nombre, apellido, cargo, departamento, organización e información de contacto.

Algunos formatos podrían incluir una sección que sirva como acuse de recibo, para mantener registro de la respuesta dada a la solicitud. Los acuses de recibo pueden ser elaborados a través de otros medios, accede al link para más información.

Ejemplo de oficio de solicitud de material de oficina

Se incluye un ejemplo ficticio para mayor apreciación de la información descrita.

Diseños petroleros y de ingeniería C.A.

SOLICITUD DE MATERIAL DE OFICINA

Cali, 04 de Junio de 2020.

Oficio de solicitud N°: OSMO-04-2020

Sra. Juana García

Gerente de ventas

Papelería La 72

 

Mediante la presente me dirijo a ustedes en representación de la empresa Diseños petroleros y de ingeniería C.A. para realizar de forma oficial la solicitud de material de oficina indicado a continuación, la cual fue elaborada basada en el catálogo de productos disponible adquirido en línea.

ITEM

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

1

Rollo de papel para impresora digital de planos. EPSON XP600

5

2

Cartucho para impresora digital de planos. EPSON XP600. Color negro

2

3

Cartucho para impresora multifuncional hp DESKJET INK ADVANTAGE 2515. Color negro

2

4

Resma de hojas tamaño carta

6

5

Caja de bolígrafos. Color: Azul

2

 

Esperamos su pronta respuesta a nuestra solicitud.

Atentamente,

Bianca Salas

Coordinadora de compras

Diseños petroleros y de ingeniería C.A.

Teléfono: +5731

Correo electrónico: bianca_salas@gmail.com

Formato de oficio de solicitud de material de oficina

Pensando en tu beneficio, incluimos el link de acceso a nuestros formatos de descarga gratuita, que podrás modificar de acuerdo a tus necesidades.

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Oficio de solicitud de material de oficina para editar
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