SOLICITUD DE COMPRA

En una empresa, el departamento de compras está encargado de dotar a las demás áreas de cualquier material o equipo que puedan necesitar. Por supuesto, cada organización maneja su propio protocolo para facilitar la comunicación entre los departamentos. En este caso específico, el documento utilizado es una solicitud de compra. Si todavía no lo conoces, presta atención a la siguiente guía del equipo de MilFormatos donde aprenderás:

• La definición, tipos y usos de esta solicitud.
• Todos los elementos que conforman su estructura, con instrucciones detalladas de cómo llenar el formato.
• Ejemplos y plantillas para descargar GRATIS. También disponibles para editar en línea.

Deja un comentario y comparte con más personas si el artículo fue de ayuda. Además, revisa otras plantillas para empresas y negocios.

¿Qué es una solicitud de compra?

La solicitud de compra es un formulario que se usa para pedir la compra de insumos y equipos dentro de una empresa. Los empleados responsables de las distintas áreas de una organización envían este documento al departamento de compras, con la finalidad de especificar qué materiales necesitan para sus operaciones.

En este formulario, se detalla toda la información que el responsable de las compras debe conocer para poder aprobar la solicitud. Por lo tanto, se trata de un documento interno de la empresa que debe obedecer sus lineamientos. Suele ser más frecuente en las organizaciones grandes.

Tipos de solicitud de compra

Una solicitud de compra puede ser:

• Interna: se piden materiales que se encuentran en algún almacén de la empresa.
• Externas: se solicita la adquisición de insumos fuera de la organización.

¿Para qué sirve la solicitud de compra?

• Mantener en orden la comunicación entre los departamentos involucrados, de modo que ninguna solicitud quede sin ser revisada.
• Informar de los motivos por los que se necesitan los materiales o equipos solicitados.
• Presupuestar el costo total de los insumos, ya que el documento incluye información de precios y cantidades.

Estructura de la solicitud de compra

Cada empresa suele contar con su propio formato de solicitud de compra. Sin embargo, si es tu responsabilidad elaborar uno, aquí te indicamos los elementos básicos que debes incluir:

• Logo o membrete de la empresa.
• Encabezado (título y fecha).
• Información del solicitante.
• Descripción de los materiales o equipos.
• Observaciones o justificación.
• Firmas del solicitante y de aprobado.

¿Cómo hacer una solicitud de compra?

Construir tu formato de solicitud de compra en una computadora no tomará más de unos 10 minutos. Sigue estas sencillas instrucciones para evitar cualquier confusión:

1. Prepara una hoja membretada que ya tenga el logo de la empresa. Entonces, ubica el encabezado que consiste en el título “Solicitud de compra” y la fecha.
2. Agrega las casillas de información del solicitante. Los principales datos serán nombre, identificación y cargo del empleado, departamento que requiere el material y prioridad de la compra. Otros elementos que agregar son el nombre del proyecto (si existe), fecha de entrega requerida y si hay presupuesto disponible o no.
3. Seguidamente, construye la tabla de descripción del material. Además de las características físicas, también se indica cantidad, precio y costo total. Para tener esta información, el departamento que hace la solicitud debe haber hecho una investigación previa.
4. En la casilla de observaciones o justificación puedes explicar por qué es importante adquirir estos insumos o equipos. O cualquier otra información significativa para la solicitud.
5. Finalmente, el documento debe ir firmado por el empleado que hace la solicitud, dejando el espacio para la firma de aprobado.

Ejemplo de solicitud de compra

Preparamos un ejemplo de solicitud de compra que hace el departamento de Recursos Humanos. En su caso, piden la adquisición de una impresora nueva para las actividades diarias del equipo.

Plantillas de solicitud de compra

Descarga gratis 4 plantillas y 1 ejemplo de solicitud de compra. Podrás editar tus formatos en Excel, Google Sheets, Excel en línea y Word. Elige el modelo que más llame tu atención:

Ejemplo de solicitud de compra en Excel

Descarga gratis Ejemplo en Excel

Plantilla de solicitud de compra en Excel

Descarga gratis Plantilla en Excel

Plantilla de solicitud de compra en Google Sheets

Descarga gratis Plantilla en Google Sheets

Formato de solicitud de compra en Excel en línea

Descarga gratis Formato en Excel en línea

Formato de solicitud de compra en Word

Descarga gratis Formato en Word

Instrucciones de descarga

1. Inicia sesión en Google o Microsoft. Crea una cuenta nueva, te tomará solo un par de minutos.
2. Da clic sobre el botón de descarga para abrir la pestaña donde encontrarás el formato.
3. Selecciona la opción de “hacer una copia” o “guardar copia en OneDrive”, según sea el caso.
4. Cambia el nombre del archivo y comienza a llenar los campos de información vacíos.

Al terminar de editar la plantilla, tendrás una solicitud de compra lista para entregar. Recuerda que puedes guardar y descargar el formato como PDF ¡Fácil y rápido!

Preguntas frecuentes

Demos un rápido vistazo a algunas de las dudas más comunes entre las personas, cuando se enfrentan a la tarea de hacer una solicitud de compra:

¿Cuál es la importancia de la solicitud de compra?

La solicitud de compra es una herramienta de gestión, esto quiere decir que su propósito es facilitar los procesos de compras en la empresa. Gracias a este documento, el departamento de compras puede llevar un registro detallado de los materiales adquiridos y los gastos que implican para la organización.

Eventualmente, esta información será útil para detectar discrepancias en la contabilidad de la empresa o en el uso de los recursos materiales disponibles para cada departamento.

¿Quién hace la solicitud de compra?

Elaborar la solicitud de compra es responsabilidad del departamento que necesita los materiales. Generalmente, debe ser firmada por el gerente o director correspondiente, aunque la tarea de llenar el formulario puede ser delegada a otro empleado.

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y solicitud de compra?

Una orden de compra es un documento que se envía a un proveedor ajeno a la empresa para poder concretar la compra. En ese sentido, la orden se emite después de que la solicitud de compra ha sido aprobada por el departamento encargado.

La principal diferencia entre ambos documentos es que la solicitud de compra es un documento interno, que pasa de un departamento a otro en la empresa. Mientras que, la orden de compra permite informar a un proveedor qué materiales o equipos se desean adquirir, las condiciones del pago y de la entrega, entre otros detalles.

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