Las cartas comerciales son documentos cuya función es comunicar algo a nuestros socios o clientes, relacionado con lo comercial, como formalizar relaciones entre distintas empresas o, incluso con un particular, las operaciones comerciales, negocios, compraventa, propaganda, créditos, notificaciones, pedidos, promociones, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, acusar de recibido, etcétera.
Tipos de cartas comerciales
Dado que la actividad comercial es muy variada, y por ello también sus objetivos, existen diferentes tipos de cartas comerciales. A continuación presentamos las más relevantes y una breve descripción de cada uno de ellas.
De referencia: son como las carta de recomendación personal, con la diferencia que no son acerca de un individuo sino que en ellas se recomienda o se da fe sobre la fiabilidad de una empresa, proveedor, servicio o negocio.
Pedido: son mediante las cuales se solicita algo como información, pedidos o cobros.
Reclamo: en éstas se protesta, se demanda, se queja, se reclama algo, como un pedido, un cobro, etc. Recuerda exponer la situación que llevó el reclamo.
De disculpa: si hubiera algún error, por ejemplo un producto mal entregado, un mal servicio, un atraso en la fecha de entrega, por incumplimiento, por cancelar una reunión o evento, es conveniente disculparse por ello. Éstas pueden dirigirse a un cliente o a quien ofrece los servicios.
Notificaciones: son breves e informan, por ejemplo, que se ha mandado un envío, una cotización, un regalo, una invitación.
Seguimiento: como su nombre lo indica, para preguntar cómo va algún proceso, la opinión del cliente, etc.
Publicidad, propaganda: para enterar al cliente de promociones, un nuevo producto o servicio, etc.
Comunicados internos o circulares: su fin es mantener comunicación, dar a conocer un particular a todo el personal de una empresa, incluso para felicitaciones o invitaciones.
Redacción de cartas comerciales
Este tipo de cartas se distingue porque, en primer lugar, deben ir en una hoja membretada. Recuerda que, por lo general, la hoja membretada contiene datos como nombre, dirección, teléfonos, logos de la empresa.
Después se asienta el lugar y fecha de expedición.
Enseguida se dirige al destinatario escribiendo sus datos de identificación, como el nombre y cargo o puesto del destinatario.
En las cartas comerciales oportuno poner el “Asunto”, donde se indique brevemente el motivo de la carta.
Ahora sí empezamos el cuerpo de la carta. Es imperativo que en este tipo de cartas seamos muy respetuosos, por eso siempre hay que empezar con un saludo. Algunos saludos pueden ser:
Distinguido licenciado/señor/cliente:
Estimado licenciado/señor/cliente:
Apreciable licenciado/señor/cliente:
Por medio de la presente,
6. Lo siguiente es comenzar con una introducción al tema, seguir con el desarrollo y terminar con una conclusión. Es importante que se especifique clara y concisamente el propósito de la carta.
7. Para cerrar el cuerpo de la carta, redacta una despedida que sea cortés, amable y respetuosa.
8. Finalmente, un “Atentamente” seguido de tu firma, nombre y puesto.
Recuerda que es imprescindible que no tenga faltas de ortografía, que sea muy clara, que se utilice un lenguaje formal.
También ten en cuenta que si se incluyen anexos, hay que notificarlo.
Tipos de sobres para cartas comerciales
Debido a la naturaleza de esta carta, es importante que los sobres sigan también cierto protocolo o normas establecidas:
El sobre debe ir con un membrete.
Escribir claramente en la parte superior izquierda los datos del remitente (quien la envía) tales como nombre completo y dirección completa y, sobre todo, verificar la correcta información el destinatario (a quien va dirigida), que se escribe centrada.
Para indicar si se envían copias de conocimiento a otras personas se usa la expresión “C.c.” (con copia) seguida del nombre del otro destinatario.
La parte superior derecha está reservada para el timbre postal. Aunque si se enviará con un mensajero de la empresa, éste no será necesario.
Ejemplo de carta comercial
Ahora te mostramos un ejemplo de carta comercial, que puede servirte te guía.
Ciudad de México a 19 de agosto de 2016
Estimada Lic. Dulce Leyva Vega
Coordinadora de ventas
Por medio de la presente, es un placer saludarle. Asimismo, me permito informarle que el pedido solicitado el 9 de septiembre de 2016 ya lo tenemos disponible en nuestras bodegas.
Por lo anterior, le solicito nos indique si ustedes vendrán por él a nuestras oficinas o si prefiere que se entregue en el domicilio que nos proporcione. Cabe aclarar que, como se asentó desde un principio, si nosotros entregamos se agregará un 5 % al total.
Quedo a sus órdenes, espero su respuesta. Por favor no dude en contactarme si tiene alguna duda, comentario o sugerencia.
ATENTAMENTE
___________________
Armando Solís Nieto
Director ejecutivo
Copiado al portapeles!
Ciudad de México a 19 de agosto de 2016
Estimada Lic. Dulce Leyva Vega
Coordinadora de ventas
Por medio de la presente, es un placer saludarle. Asimismo, me permito informarle que el pedido solicitado el 9 de septiembre de 2016 ya lo tenemos disponible en nuestras bodegas.
Por lo anterior, le solicito nos indique si ustedes vendrán por él a nuestras oficinas o si prefiere que se entregue en el domicilio que nos proporcione. Cabe aclarar que, como se asentó desde un principio, si nosotros entregamos se agregará un 5 % al total.
Quedo a sus órdenes, espero su respuesta. Por favor no dude en contactarme si tiene alguna duda, comentario o sugerencia.
ATENTAMENTE
___________________
Armando Solís Nieto
Director ejecutivo
Formato de carta comercial
Descarga gratis nuestro ejemplo y formato de carta comercial. Las descargas son seguras y gratuitas.
