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Las cartas formales pueden escribirse por cuestiones laborales, institucionales o personales. Sin embargo, no se trata solo de cómo deben hacerse, sino también de cómo deben verse estos documentos. Por ello, a continuación, te presentamos imágenes de una carta formal.
Las cartas formales se envían a negocios, empresas, organizaciones, instituciones y dependencias para realizar solicitudes, reclamaciones, peticiones, etcétera.
Por este motivo, deben contar con una estructura y lenguaje claro, conciso y formal. Su finalidad es comunicar un hecho particular de forma breve y precisa.
Según el ámbito en el que se utilice, así como su objetivo, existen varios tipos de cartas formales. Sin embargo, todos ellos deben tener una presentación única, pues forman parte de la imagen de la organización que representan. A continuación, te decimos de cuáles se trata.
Puedes utilizar una carta de presentación cuando una persona se presenta a sí misma para solicitar un empleo o posición en una empresa u organización. Por este motivo, se debe incluir formación académica, aptitudes, experiencia laboral, etcétera. Puedes encontrar nuestros artículos relacionados con algunos tipos de cartas de presentación:
Carta de presentación personal
Carta de presentación para un trabajo
Carta de presentación de una empresa
La carta de agradecimiento es una demostración de cortesía para expresar gratitud hacia el destinatario. Se usa primordialmente para agradecer un buen trato, ayuda brindada, la conclusión de un proyecto o por haber alcanzado una meta. En este caso, también puedes encontrar muchos tipos distintos, entre ellos:
Carta de agradecimiento de un proyecto
Carta de agradecimiento a mi padre
Carta de agradecimiento por apoyo
Carta de agradecimiento a un compañero de trabajo
Carta de agradecimiento a un maestro
Una carta de recomendación sirve para remarcar las aptitudes laborales de una persona con la que se ha trabajado anteriormente o a quien se conoce a nivel personal desde hace varios años. Su fin es apoyar la candidatura de un excolaborador o conocido para un determinado empleo. En este caso, entro otros tipos de cartas de recomendación, puedes encontrar:
Carta de recomendación personal
Carta de recomendación familiar
Carta de recomendación académica
Carta de recomendación laboral
Carta de recomendación en inglés
Una empresa u organización envía esta carta para informar a un empleado que ya no colaborará más en la empresa. En esta se deben detallar causas plenamente justificadas. De otra manera, el colaborador podría acusar un despido injustificado. Puedes consultar:
La carta de solicitud la usan primordialmente los clientes, colaboradores o miembros de una institución para solicitar información sobre productos, bienes o servicios. En esta se deben expresar datos, fechas y cifras de forma clara y precisa. Puedes encontrar algunos tipos útiles a continuación:
Carta de solicitud de vacaciones
Una carta de disculpa es una manera formal de pedir disculpas por faltas o errores cometidos. Por lo general, en el cuerpo también se establece un compromiso por parte del negocio, empresa o institución de no repetir la equivocación.
Se envía cuando un bien o servicio no cumplió con las expectativas de un cliente, por ejemplo para reclamar por una mercancía. Además de expresar el descontento, sirve para exigir una compensación al respecto.
Son emitidas por un empleado o colaborador para expresar su intención de abandonar su puesto laboral. Por lo general, el destinatario es el jefe o superior inmediato del remitente. La fecha en que se dejará el cargo no debe faltar, mientras que los motivos no son indispensables.
Es redactada por un empleado o colaborador para solicitar un permiso para faltar al trabajo, una cita u otro compromiso laboral. Las fechas no pueden faltar.
La emite el empleador para concederle al trabajador la posibilidad de no asistir a laborar. Además del reconocimiento por parte del jefe, se deben reiterar las fechas en la petición del colaborador.
No importa qué tipo de carta formal sea, la ortografía, gramática y sintaxis deben cuidarse para dar una buena imagen.
Usa el lenguaje correcto
El lenguaje debe ser formal y ser adecuado para la situación que se desea tratar. Procura referirte al destinatario de ‘usted’ para evitar sonar demasiado cercano.
Por lo general, el destinatario es una persona con un cargo de autoridad en una empresa o institución. Por este motivo, no debes extenderte demasiado, pues eso puede hacer la lectura pesada.
Da por sentado que tu receptor está ocupado, por lo que el mensaje debe transmitirse sin distracciones.
Si vas a enviar la carta por correo tradicional, debes doblar el papel en tres partes; no lo hagas solo por la mitad.
Además, asegúrate de usar un sobre adecuado de tamaño adecuado. No uses los sobres manila tamaño carta, pues estos están reservados para enviar contratos o documentos legales similares.
De preferencia, no redactes la carta a mano, pero si no tienes alternativa, usa letra de molde para asegurarte de que el lector comprenda perfectamente el mensaje. No uses manuscrita, pues no todas las personas están familiarizadas con ella.
Esto es muy importante, pues permite que tu documento se diferencie del resto. Si lo recibe un cliente, podrá tener tus datos de contacto a la mano.
Tratándose de los documentos de índole personal, como solicitudes o cartas de presentación, no tienes que diseñar un logo. Basta con que coloques un marco de color o un bloque con la primera letra de tu nombre a un costado en marca de agua. Con un detalle tan simple, tu documento llamará la atención.
Antes de enviar la carta, debes revisarla cuidadosamente para asegurarte de que el mensaje sea correcto e impecable.
Como recomendación, lee la misiva en voz alta, pues esto te permitirá detectar errores, frases confusas e incoherencias.
Si tienes la oportunidad, pídele a una tercera persona que lea tu carta para que ella te ayude a saber si tu mensaje es claro o necesita algunos ajustes.
Si deseas saber más sobre la forma en que se deben redactar las cartas formales, te dejamos estos artículos que en MilFormatos hemos preparado para ti:
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por Redacción Milformatos el 07 de noviembre de 2021
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